I. Establecer un equipo básico para la adaptación

Para sostener un proceso de adaptación a largo plazo, se debe dar un mandato claro para la gestión del proceso de adaptación a una organización o a un grupo más pequeño de personas empleadas por el gobierno. Las responsabilidades precisas del equipo básico pueden ser específicas del contexto, pero pueden ir desde dirigir el proceso dentro de la autoridad pública hasta formular proyectos de políticas, desde actuar como punto de contacto para la adaptación hasta comunicar la adaptación interna y externamente, etc. Los miembros del equipo básico deben tener experiencias de larga data con cuestiones relacionadas con el clima y el clima y deben estar capacitados para cubrir una amplia gama de cuestiones que podrían ser pertinentes para el proceso de adaptación.

Deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos a la hora de establecer un equipo básico de adaptación:

• Determinar los miembros y obtener su consentimiento
• Definir las tareas del equipo central en la primera reunión
• Acordar la estructura de la colaboración (por ejemplo, frecuencia de las reuniones, tipo de comunicación dentro del equipo básico, normas de cooperación)
• Crea un horario y establece hitos
• Identificar las necesidades de cooperación con otros órganos administrativos y partes interesadas
• Comunicarse, tanto interna (gestión) como externa (pública, etc.) y con los responsables de la toma de decisiones
• Organizar una documentación transparente de todas las medidas adoptadas en el proceso
• Asegurar los recursos humanos y financieros necesarios a largo plazo

II. Enlace con otros órganos administrativos pertinentes

Todas las autoridades pertinentes (por ejemplo, responsables de la salud, la protección civil, el transporte, la energía, el agua, la agricultura, la economía, las finanzas, la educación, la ordenación del territorio, la silvicultura, etc.) deben estar informadas e implicadas en el proceso de adaptación, recibiendo un mandato claro para tomar decisiones en sus ámbitos de responsabilidad. Esto también se aplica al equipo central discutido anteriormente.

La participación de representantes de los niveles subnacionales en la formulación de políticas puede contribuir al establecimiento de programas y a la estimulación de la formulación de políticas a nivel subnacional. Viceversa, la formulación de políticas de adaptación a nivel nacional se beneficia de la integración de las necesidades locales y los conocimientos locales, haciéndolos más relevantes para otros niveles.

Su grado de participación puede variar desde el suministro y el intercambio de información hasta la creación de capacidad de adaptación o la adopción de decisiones sobre la adaptación dentro de su esfera de autoridad.

También es útil hacer uso de las plataformas existentes y las configuraciones institucionales. En particular, las plataformas nacionales para la reducción del riesgo de catástrofes, que muchos países europeos han establecido, ofrecen una plataforma multisectorial que podría facilitar la interacción entre las partes interesadas en la reducción del riesgo de catástrofes y la adaptación al cambio climático.

III. Identificar a las partes interesadas afectadas e involucrarlas en el proceso de adaptación

La cooperación con las partes interesadas pertinentes, especialmente los representantes del sector y los participantes de otros niveles de gobernanza, incluidos los grupos de interés, las ONG o las del sector privado, puede establecerse con diferentes niveles de participación, por ejemplo, el acceso a la información, la consulta sobre cuestiones específicas de interés para la participación y la participación en todo el proceso de adaptación. El nivel de participación también puede cambiar a lo largo del proceso de adaptación (por ejemplo, un alto nivel al definir objetivos frente a un nivel inferior cuando se trabaja en un sistema de evaluación). Pero al iniciar el proceso de adaptación estructurada, los objetivos del proceso, así como el papel de las partes interesadas, deben ser claros y comunicados para gestionar las expectativas.

La participación de las partes interesadas tiene un valor añadido múltiple, cumple importantes funciones de gobernanza y puede vincular eficazmente diferentes etapas del proceso de adaptación, como la selección de opciones de adaptación, la elaboración de un plan de acción y la aplicación. Por ejemplo, el desarrollo del plan de acción de adaptación con un enfoque participativo e inclusivo puede desempeñar funciones de coordinación temporal durante la etapa de formulación de políticas. Especialmente si los agentes de otros niveles de gobernanza, los sectores pertinentes para la adaptación y las partes interesadas no públicas participan desde el principio, el desarrollo de planes de acción participativos puede allanar el camino para una coordinación permanente eficaz y una cooperación fluida durante la fase de aplicación. Esto se fomenta a través de varios mecanismos: La participación de las partes interesadas aumenta la legitimidad del plan de acción y, por lo general, mejora la calidad y la usabilidad de los resultados de las políticas, incluso mediante la integración de conocimientos no científicos y locales. La participación en el proceso de elaboración de políticas contribuye en gran medida a fomentar la aceptación, la comprensión y el compromiso entre los agentes implicados, aumenta sus conocimientos y capacidades y contribuye a la elaboración de programas y a la adopción de programas en los ámbitos de las políticas sectoriales y en otros niveles de políticas. Las redes, las relaciones y la confianza construidas durante el proceso pueden facilitar en gran medida la posterior implementación de la adaptación.

Deben tenerse en cuenta algunos puntos clave a la hora de involucrar a las partes interesadas:

• Cada proceso de participación de las partes interesadas es diferente y, por lo tanto, se necesita un conjunto de competencias diversificada (por ejemplo, moderación, mediación, conocimientos relacionados con la adaptación) para hacer frente a los diversos desarrollos posibles en las fases de participación;
• Los procesos de participación de las partes interesadas requieren un uso intensivo de recursos (por ejemplo, humanos, financieros, tiempo) y, por lo tanto, debe disponerse de un diseño claro del proceso desde el principio para calcular los recursos que necesitan las partes interesadas y el equipo de la organización;
• Deben prepararse breves folletos sobre el proceso, así como actas que documenten los debates y los resultados clave del proceso, a fin de garantizar el intercambio continuo de información y la transparencia;
• Las partes interesadas deben ser informadas sobre el uso previsto de los resultados y dar su aprobación en caso de publicación prevista.