1.6 Sidosryhmien tunnistaminen ja osallistaminen

Sopeutuminen monialaisena ja monialaisena kysymyksenä on merkityksellistä ja kiinnostavaa monenlaisille sidosryhmille. Heidän sitoutumisensa ja osallistumisensa voi myös tukea suuresti sopeutumistoimia. Siksi on tärkeää ymmärtää, keitä keskeiset sidosryhmät ovat ja mitkä ovat heidän intressinsä, vastuunsa ja asemansa sopeutumisen suunnitteluprosessin alusta alkaen, jotta voidaan kehittää asianmukainen sidosryhmien hallintastrategia ja hyödyntää heidän osallistumistaan parhaalla mahdollisella tavalla. Ks. Euroopan ympäristökeskuksen raportti Urban adaptation in Europe, luku 5.1.4: miten kaupungit reagoivat ilmastonmuutokseen lisätietojen saamiseksi.

RESIN-menetelmän mukaisesti olisi tehtävä sidosryhmäanalyysi sen määrittämiseksi, ketkä on otettava mukaan ja mitkä ovat asianomaisten sidosryhmien edut ja kannat. Tähän sisältyy sidosryhmien tunnistaminen, sidosryhmien eriyttäminen ja luokittelu sekä sidosryhmien välisten suhteiden tunnistaminen. Lisäksi tarvitaan hyvin suunniteltu prosessi, jossa monet eri sidosryhmät otetaan mukaan ilmastonmuutokseen sopeutumisen suunnitteluprosessiin ja jossa kiinnitetään huomiota avoimuuteen, avoimeen viestintään, luottamukseen ja suhteisiin, rooleihin ja vastuisiin sekä sitoutumiseen. Viestintästrategiassa olisi käsiteltävä sekä sisäistä että ulkoista viestintää. Tähän sisältyy viestinnän tavoitteen ja päämäärän määrittely, kohderyhmien tunnistaminen, viestin luominen, toteutuksen ajoittaminen, viestinnän muodon ja kanavien valinta sekä kannustavien viestintämenetelmien ja -välineiden hyödyntäminen (ks. myös vaihe 1.7).

Yhteistyötä asiaankuuluvien sidosryhmien kanssa, mukaan lukien alakohtaiset viranomaiset, eturyhmät, kansalaisjärjestöt tai yksityisen sektorin edustajat, voidaan aloittaa eri tasoilla - tiedottamisesta kuulemiseen tai osallistavaan osallistumiseen koko prosessin ajan. Osallistumisaste voi myös muuttua sopeutumisprosessin aikana (esim. korkea taso tavoitteiden määrittelyssä vs. matala taso arviointijärjestelmää laadittaessa). Prosessia käynnistettäessä tavoitteiden ja sidosryhmien roolin on kuitenkin oltava selkeitä ja niistä on tiedotettava odotusten hallitsemiseksi.

Kaikille asiaankuuluville osastoille tai viranomaisille (jotka vastaavat esimerkiksi terveydestä, pelastuspalvelusta, liikenteestä, energiasta, taloudesta, rahoituksesta ja koulutuksesta) on tiedotettava sopeutumisprosessista ja niiden on osallistuttava siihen, ja niille on annettava selkeät valtuudet tehdä päätöksiä vastuualueillaan. Tämä koskee myös vaiheessa 1.3 käsiteltyä ydinryhmää. Niiden osallistuminen voi vaihdella tietojen toimittamisesta ja vaihtamisesta sopeutumiskyvyn kehittämiseen tai sopeutumista koskevien päätösten tekemiseen niiden toimivallan puitteissa.

On myös hyödyllistä hyödyntää olemassa olevia sidosryhmäfoorumeita ja institutionaalisia rakenteita. Joillakin kaupungeilla voi esimerkiksi jo olla vakiintunut sidosryhmien osallistumisprosessi ja institutionaalinen rakenne, jotta sidosryhmät voivat osallistua kestävän kehityksen suunnitteluun sekä kaupunki- tai aluesuunnitteluun.

Sidosryhmien osallistamisessa olisi otettava huomioon seuraavat keskeiset seikat:

• Kaikki sidosryhmien osallistumisprosessit ovat erilaisia, minkä vuoksi tarvitaan monipuolisia taitoja (esim. moderointi, sovittelu, sopeutumiseen liittyvä tietämys), jotta voidaan käsitellä osallistumisen eri vaiheissa mahdollisesti tapahtuvaa kehitystä.
• Sidosryhmien osallistumisprosessit ovat resurssi-intensiivisiä (esim. inhimillisiä ja taloudellisia), ja siksi selkeän prosessisuunnittelun olisi oltava käytettävissä alusta alkaen sidosryhmien ja organisaatiotiimin tarvitsemien resurssien laskemiseksi.
• Jatkuvan tietojenvaihdon ja avoimuuden takaamiseksi olisi laadittava lyhyet tiedotteet prosessista sekä pöytäkirjat, joissa dokumentoidaan keskustelut ja prosessin keskeiset tulokset.
• Sidosryhmille on tiedotettava tulosten aiotusta käytöstä, ja niiden on annettava hyväksyntänsä, jos tulokset aiotaan julkaista.

Viestit ja viestintävälineet, joita käytetään erityyppisille sidosryhmille ja kohdeyleisölle puhuttaessa, on otettava huolellisesti huomioon (ks. vaihe 1.7).