1.6 Utvrđivanje i uključivanje dionika

Prilagodba kao međusektorsko i međusektorsko pitanje od važnosti je i interesa za širok raspon dionika. Njihov angažman i sudjelovanje također mogu uvelike poduprijeti mjere prilagodbe. Stoga je važno razumjeti tko su ključni dionici i koji su njihovi interesi, odgovornosti i stajališta od početka postupka planiranja prilagodbe kako bi se razvila odgovarajuća strategija upravljanja dionicima i kako bi se na najbolji način iskoristilo njihovo sudjelovanje. Vidjeti poglavlje 5.1.4. izvješća Europske agencije za okoliš Urban adaptation in Europe: kako gradovi i mjesta odgovaraju na klimatske promjene za dodatne informacije.

U skladu s metodologijom RESIN trebalo bi provesti analizu dionika kako bi se utvrdilo tko treba biti uključen i kako bi se razumjelo koji su interesi i stajališta odgovarajućih dionika. To uključuje utvrđivanje dionika, razlikovanje i kategorizaciju dionika te utvrđivanje odnosa među dionicima. Nadalje, potreban je dobro osmišljen postupak za uključivanje mnogih različitih dionika u postupak planiranja prilagodbe klimatskim promjenama, pri čemu se pozornost posvećuje transparentnosti, otvorenoj komunikaciji, povjerenju i odnosima, ulogama i odgovornostima te predanosti. Naposljetku, komunikacijska strategija trebala bi se baviti i unutarnjom i vanjskom komunikacijom. To uključuje definiranje komunikacijskog cilja, utvrđivanje ciljnih skupina, stvaranje poruke, vrijeme isporuke, odabir oblika i kanala komunikacije te upotrebu potpornih komunikacijskih metoda i alata (vidjeti i korak 1.7.).

Suradnja s relevantnim dionicima, uključujući sektorska tijela, interesne skupine, nevladine organizacije ili predstavnike privatnog sektora, može se uspostaviti na različitim razinama sudjelovanja, od informiranja do savjetovanja ili participativnog sudjelovanja tijekom cijelog postupka. Razina uključenosti može se promijeniti i tijekom postupka prilagodbe (npr. visoka razina pri definiranju ciljeva u odnosu na nisku razinu pri radu na programu evaluacije). Međutim, pri pokretanju postupka ciljevi i uloga dionika moraju biti jasni i priopćeni kako bi se upravljalo očekivanjima.

Svi relevantni odjeli ili tijela (npr. nadležni za zdravlje, civilnu zaštitu, promet, energetiku, gospodarstvo, financije, obrazovanje itd.) moraju biti informirani i uključeni u postupak prilagodbe te im se mora dati jasan mandat za donošenje odluka u područjima za koja su nadležni. To vrijedi i za glavni tim o kojem se raspravljalo u koraku 1.3. Njihov stupanj uključenosti može varirati od pružanja i razmjene informacija do izgradnje sposobnosti prilagodbe ili donošenja odluka o prilagodbi u okviru njihove nadležnosti.

Korisno je iskoristiti i postojeće platforme dionika i institucijski ustroj. Na primjer, neki gradovi možda već imaju uspostavljen postupak sudjelovanja dionika i institucijski ustroj za uključivanje dionika u planiranje održivog razvoja, urbanističko ili prostorno planiranje.

Pri uključivanju dionika trebalo bi uzeti u obzir neke ključne točke:

• Svaki postupak uključivanja dionika različit je i stoga je potreban raznolik skup vještina (npr. moderiranje, posredovanje, znanje povezano s prilagodbom) za suočavanje s različitim mogućim kretanjima u fazama uključivanja;
• procesi uključivanja dionika zahtijevaju znatne resurse (npr. ljudske i financijske) te bi stoga jasan dizajn procesa trebao biti dostupan od samog početka kako bi se izračunali resursi koji su potrebni dionicima i organizacijskom timu;
• Trebalo bi pripremiti kratke brošure o postupku, kao i zapisnike u kojima se dokumentiraju rasprave i ključni rezultati u okviru postupka kako bi se zajamčila kontinuirana razmjena informacija i transparentnost;
• Dionici moraju biti obaviješteni o predviđenoj upotrebi rezultata i dati svoje odobrenje u slučaju planirane objave.

Potrebno je pažljivo razmotriti poruke i komunikacijske alate koji se upotrebljavaju pri obraćanju svakoj vrsti skupine dionika i ciljnoj publici (vidjeti korak 1.7.).