Per sostenere un processo di adattamento a lungo termine, dovrebbe essere conferito un chiaro mandato per la gestione del processo di adattamento a un'organizzazione o a un gruppo più piccolo di persone impiegate dal governo. Le responsabilità precise del gruppo centrale potrebbero essere specifiche per il contesto, ma possono variare dal guidare il processo all'interno dell'autorità pubblica alla formulazione di progetti di politica, dall'agire come punto di contatto per l'adattamento alla comunicazione dell'adattamento internamente ed esternamente, ecc. I membri del gruppo centrale dovrebbero avere esperienze di lunga data con questioni legate alle condizioni meteorologiche/climatiche e dovrebbero essere qualificate per coprire un'ampia gamma di questioni che potrebbero essere rilevanti per il processo di adattamento.

I seguenti aspetti dovrebbero essere presi in considerazione al momento della costituzione di un gruppo di riferimento per l'adattamento:

• Determinare i membri e ottenere il loro consenso
• Definire i compiti del gruppo alla prima riunione
• Concordare la struttura della collaborazione (ad esempio frequenza delle riunioni, tipo di comunicazione all'interno del gruppo centrale, regole di cooperazione)
• Creare un programma e impostare pietre miliari
• Individuare le esigenze di cooperazione con gli altri organi amministrativi e le parti interessate
• Comunicare, sia interna (gestione) che esterna (pubblico, ecc.) e con i decisori
• Organizzare una documentazione trasparente di tutte le fasi del processo