1.6 Определяне и ангажиране на заинтересованите страни

Адаптирането като хоризонтален и междусекторен въпрос е от значение и е от интерес за широк кръг заинтересовани страни. Тяхното участие и ангажираност също могат да подкрепят в голяма степен действията за адаптиране. Поради това е важно да се разбере кои са основните заинтересовани страни и какви са техните интереси, отговорности и позиции от началото на процеса на планиране на адаптацията, за да се разработи подходяща стратегия за управление на заинтересованите страни и на свой ред да се извлече максимална полза от тяхното участие. Вж. глава 5.1.4 от доклада на ЕАОС „Адаптиране на градовете в Европа: как градовете и градовете реагират на изменението на климата за допълнителна информация.

Следвайки методологията RESIN, следва да се извърши анализ на заинтересованите страни, за да се определи кой трябва да участва и да се разбере какви са интересите и позициите на съответните заинтересовани страни. Това включва идентифициране на заинтересованите страни, разграничаване и категоризиране на заинтересованите страни и определяне на отношенията между тях. След това е необходим добре разработен процес, за да се включат много различни заинтересовани страни в процеса на планиране на адаптирането към изменението на климата, като се обърне внимание на прозрачността, откритата комуникация, доверието и взаимоотношенията, ролите и отговорностите и ангажираността. И накрая, комуникационната стратегия следва да обхваща както вътрешната, така и външната комуникация. Това включва определяне на комуникационна цел и цел, идентифициране на целеви групи, създаване на съобщение, предаване на времето, избор на формата и каналите за комуникация и използване на поддържащи методи и инструменти за комуникация (вж. също стъпка 1.7).

Сътрудничеството със съответните заинтересовани страни, включително секторни органи, групи по интереси, НПО или представители на частния сектор, може да се установи с различни равнища на участие — от информиране, консултиране или участие по време на целия процес. Степента на участие може да се промени и в хода на процеса на адаптиране (напр. високо равнище при определяне на целите спрямо ниско равнище при работа по схема за оценка). Но при стартирането на процеса целите, както и ролята на заинтересованите страни трябва да бъдат ясни и съобщени, за да се управляват очакванията.

Всички съответни отдели или органи (напр. отговарящи за здравеопазването, гражданската защита, транспорта, енергетиката, икономиката, финансите, образованието и т.н.) трябва да бъдат информирани и да участват в процеса на адаптиране, като получат ясен мандат за вземане на решения в своите области на отговорност. Това важи и за основния екип, обсъден в стъпка 1.3. Степента на тяхното участие може да варира от предоставяне и обмен на информация до изграждане на адаптивен капацитет или до вземане на решения за адаптиране в рамките на тяхната сфера на компетентност.

Полезно е също така да се използват съществуващите платформи на заинтересованите страни и институционалните структури. Например някои градове може вече да имат установен процес на участие на заинтересованите страни и институционална структура за участието на заинтересованите страни в планирането на устойчивото развитие, градското или пространственото планиране.

При участието на заинтересованите страни следва да се вземат предвид някои ключови моменти:

• Всеки процес на участие на заинтересованите страни е различен и поради това е необходим диверсифициран набор от умения (напр. умереност, медиация, знания, свързани с адаптирането), за да се отговори на различните възможни развития на етапите на участие;
• Процесите на участие на заинтересованите страни са ресурсоемки (напр. човешки и финансови) и поради това от самото начало следва да има ясна структура на процеса, за да се изчислят ресурсите, необходими на заинтересованите страни, както и на организационния екип;
• Следва да се подготвят кратки разпращания за процеса, както и протоколи, документиращи дискусиите и ключовите резултати в рамките на процеса, за да се гарантира непрекъснат обмен на информация и прозрачност;
• Заинтересованите страни трябва да бъдат информирани за планираното използване на резултатите и да дадат своето одобрение в случай на планирана публикация.

Необходимо е внимателно да се разгледат посланията и инструментите за комуникация, използвани при разглеждането на всеки вид група заинтересовани страни и целева аудитория (вж. стъпка 1.7).