1.6 Identifizierung und Einbindung von Interessenträgern

Die Anpassung als Querschnitts- und Querschnittsthema ist für ein breites Spektrum von Interessenträgern von Relevanz und Interesse. Ihr Engagement und ihre Beteiligung können auch die Anpassungsmaßnahmen erheblich unterstützen. Daher ist es wichtig zu verstehen, wer die wichtigsten Stakeholder sind und was ihre Interessen, Verantwortlichkeiten und Positionen von Beginn des Anpassungsplanungsprozesses sind, um eine angemessene Stakeholder-Management-Strategie zu entwickeln und wiederum das Beste aus ihrer Beteiligung zu machen. Siehe Kapitel 5.1.4 des EWR-Berichts zur Anpassung der Städte in Europa: wie Städte und Gemeinden auf den Klimawandel reagieren, um zusätzliche Informationen zu erhalten.

Nach der RESIN-Methodik sollte eine Analyse der Interessenträger durchgeführt werden, um zu ermitteln, wer beteiligt werden muss, und um zu verstehen, was die Interessen und Positionen der jeweiligen Interessenträger sind. Dazu gehören die Identifizierung von Interessenträgern, die Unterscheidung zwischen und die Kategorisierung von Stakeholdern sowie die Ermittlung von Beziehungen zwischen den Interessenträgern. Als nächstes ist ein gut gestalteter Prozess erforderlich, um die vielen verschiedenen Akteure in den Planungsprozess der Klimaanpassung einzubeziehen, wobei Transparenz, offene Kommunikation, Vertrauen und Beziehungen, Rollen und Verantwortlichkeiten und Engagement berücksichtigt werden. Schließlich sollte eine Kommunikationsstrategie sowohl die interne als auch die externe Kommunikation betreffen. Dazu gehört die Definition eines Kommunikationsziels und -ziels, die Identifizierung von Zielgruppen, das Erstellen einer Botschaft, die zeitliche Bereitstellung, die Wahl der Form und der Kommunikationskanäle sowie die Verwendung unterstützender Kommunikationsmethoden und -werkzeuge (siehe auch Schritt 1.7).

Die Zusammenarbeit mit einschlägigen Interessenträgern, einschließlich sektoraler Behörden, Interessengruppen, NRO oder Vertretern des Privatsektors, kann mit unterschiedlichen Beteiligungsebenen aufgebaut werden – von der Information über die Konsultation bis hin zur partizipativen Beteiligung während des gesamten Prozesses. Das Ausmaß der Beteiligung kann sich auch im Laufe des Anpassungsprozesses ändern (z. B. ein hohes Niveau bei der Festlegung von Zielen gegenüber einem niedrigen Niveau bei der Arbeit an einem Bewertungssystem). Aber bei Beginn des Prozesses müssen sowohl die Ziele als auch die Rolle der Interessenträger klar und kommuniziert werden, um die Erwartungen zu managen.

Alle zuständigen Abteilungen oder Behörden (z. B. für Gesundheit, Katastrophenschutz, Verkehr, Energie, Wirtschaft, Finanzen, Bildung usw.) müssen informiert und in den Anpassungsprozess einbezogen werden, wobei ein klares Mandat für Entscheidungen in ihren Zuständigkeitsbereichen erteilt wird. Dies gilt auch für das in Schritt 1.3 besprochene Kernteam. Ihr Grad der Beteiligung kann von der Bereitstellung und dem Austausch von Informationen über den Aufbau von Anpassungsfähigkeiten bis hin zu Entscheidungen über die Anpassung in ihrem Zuständigkeitsbereich variieren.

Es ist auch nützlich, bestehende Plattformen für Interessenträger und institutionelle Strukturen zu nutzen. Zum Beispiel können einige Städte bereits über einen etablierten Prozess der Beteiligung von Interessenträgern und institutionellen Strukturen für die Einbeziehung von Akteuren in die Planung der nachhaltigen Entwicklung, die Stadt- oder Raumplanung verfügen.

Bei der Einbeziehung von Interessenträgern sollten einige zentrale Punkte berücksichtigt werden:

• Jeder Prozess der Einbeziehung der Interessenträger ist anders und daher ist eine diversifizierte Kompetenz (z. B. Moderation, Mediation, Anpassungswissen) erforderlich, um die verschiedenen möglichen Entwicklungen in den Phasen der Beteiligung zu bewältigen;
• Prozesse zur Einbeziehung der Interessenträger sind ressourcenintensiv (z. B. personelle und finanzielle) und daher sollte von Anfang an eine klare Prozessgestaltung zur Verfügung stehen, um die von den Interessenträgern und dem Organisationsteam benötigten Ressourcen zu berechnen;
• Kurze Handouts über den Prozess sowie Protokolle, in denen die Diskussionen und die wichtigsten Ergebnisse des Prozesses dokumentiert werden, sollten vorbereitet werden, um den kontinuierlichen Informationsaustausch und die Transparenz zu gewährleisten;
• Die Interessenträger müssen über die beabsichtigte Verwendung der Ergebnisse informiert werden und ihre Zustimmung im Falle einer geplanten Veröffentlichung erteilen.

Die Botschaften und Kommunikationsinstrumente, die bei der Adressierung jeder Art von Interessengruppen und Zielgruppen verwendet werden, müssen sorgfältig geprüft werden (siehe Schritt 1.7).