1.6 Sidusrühmade kindlakstegemine ja kaasamine

Kliimamuutustega kohanemine kui valdkonnaülene ja sektoriülene küsimus on oluline ja pakub huvi paljudele sidusrühmadele. Nende kaasamine ja osalemine võib samuti suurel määral toetada kohanemismeetmeid. Seetõttu on oluline mõista, kes on peamised sidusrühmad ning millised on nende huvid, kohustused ja seisukohad kohanemise kavandamise protsessi algusest peale, et töötada välja asjakohane sidusrühmade juhtimise strateegia ja omakorda kasutada maksimaalselt ära nende kaasatust. Vt EEA aruande „Linnade kohanemine Euroopas: kuidas linnad reageerivad kliimamuutustele lisateabe saamiseks.

RESINi metoodika kohaselt tuleks teha sidusrühmade analüüs, et teha kindlaks, kes tuleb kaasata, ning mõista, millised on asjaomaste sidusrühmade huvid ja seisukohad. See hõlmab sidusrühmade kindlakstegemist, sidusrühmade eristamist ja kategoriseerimist ning sidusrühmade vaheliste suhete kindlakstegemist. Järgmiseks on vaja hästi kavandatud protsessi, et kaasata kliimamuutustega kohanemise kavandamisse paljud eri sidusrühmad, pöörates tähelepanu läbipaistvusele, avatud teabevahetusele, usaldusele ja suhetele, rollidele ja kohustustele ning pühendumusele. Kommunikatsioonistrateegia peaks käsitlema nii sise- kui ka väliskommunikatsiooni. See hõlmab kommunikatsioonieesmärgi ja -eesmärgi määratlemist, sihtrühmade kindlakstegemist, sõnumi loomist, edastamise ajastamist, kommunikatsioonivormi ja -kanalite valimist ning toetavate kommunikatsioonimeetodite ja -vahendite kasutamist (vt ka etapp 1.7).

Koostöö asjaomaste sidusrühmadega, sealhulgas valdkondlike ametiasutuste, huvirühmade, valitsusväliste organisatsioonide või erasektori esindajatega, võib toimuda erineval määral – alates teavitamisest, konsulteerimisest või osalemisest kogu protsessi vältel. Kohanemisprotsessi käigus võib muutuda ka kaasatuse tase (nt kõrge tase eesmärkide kindlaksmääramisel vs. madal tase hindamiskavaga töötamisel). Kuid protsessi alustamisel peavad eesmärgid ja sidusrühmade roll olema selged ja neist tuleb teada anda, et ootustega toime tulla.

Kõiki asjaomaseid osakondi või asutusi (nt tervishoiu, kodanikukaitse, transpordi, energeetika, majanduse, rahanduse, hariduse jne eest vastutavad osakonnad või asutused) tuleb teavitada ja kaasata kohanemisprotsessi, saades selged volitused otsuste tegemiseks oma vastutusalas. See kehtib ka etapis 1.3 käsitletud tuumikrühma kohta. Nende osalemise määr võib varieeruda teabe esitamisest ja vahetamisest kuni kohanemisvõime suurendamiseni või kohanemisotsuste tegemiseni nende pädevuse piires.

Samuti on kasulik kasutada olemasolevaid sidusrühmade platvorme ja institutsioonilist ülesehitust. Näiteks võib mõnel linnal juba olla sidusrühmade osalemise protsess ja institutsiooniline ülesehitus sidusrühmade kaasamiseks säästva arengu planeerimisse, linna- või ruumiplaneerimisse.

Sidusrühmade kaasamisel tuleks arvesse võtta mõningaid põhipunkte:

• Iga sidusrühmade kaasamise protsess on erinev ja seega on vaja mitmekesiseid oskusi (nt mõõdukus, vahendamine, kohanemisega seotud teadmised), et tulla toime mitmesuguste võimalike muutustega kaasamise etappides;
• Sidusrühmade kaasamise protsessid on ressursimahukad (nt inim- ja finantsressursid) ning seega peaks protsessi selge ülesehitus olema algusest peale kättesaadav, et arvutada välja sidusrühmadele ja organisatsiooni meeskonnale vajalikud ressursid;
• Pideva teabevahetuse ja läbipaistvuse tagamiseks tuleks koostada lühikesed juhised protsessi kohta ning protokollid, milles dokumenteeritakse arutelud ja protsessi peamised tulemused;
• Sidusrühmi tuleb teavitada tulemuste kavandatavast kasutamisest ja nad peavad andma kavandatava avaldamise korral oma heakskiidu.

Hoolikalt tuleb arvesse võtta sõnumeid ja kommunikatsioonivahendeid, mida kasutatakse igat liiki sidusrühmade ja sihtrühmade poole pöördumisel (vt etapp 1.7).