1.6 Az érdekelt felek azonosítása és bevonása

Az alkalmazkodás mint horizontális és ágazatközi kérdés az érdekelt felek széles köre számára releváns és érdekes. Elkötelezettségük és részvételük nagyban támogathatja az alkalmazkodási intézkedéseket is. Ezért fontos megérteni, hogy kik a legfontosabb érdekelt felek, és mik az érdekeik, feladataik és pozícióik az alkalmazkodási tervezési folyamat kezdetétől fogva annak érdekében, hogy megfelelő irányítási stratégiát dolgozzanak ki az érdekelt felek számára, és ezáltal a lehető legjobban kihasználják részvételüket. Lásd az Európai Környezetvédelmi Ügynökség „Városi alkalmazkodás Európában: hogyan reagálnak a városok az éghajlatváltozásra további információkért.

A RESIN módszertanát követve el kell végezni az érdekelt felek elemzését annak meghatározása érdekében, hogy kiket kell bevonni, és meg kell érteni az érintett érdekelt felek érdekeit és álláspontjait. Ez magában foglalja az érdekelt felek azonosítását, az érdekelt felek közötti különbségtételt és kategorizálást, valamint az érdekelt felek közötti kapcsolatok azonosítását. Ezt követően jól megtervezett folyamatra van szükség ahhoz, hogy a számos különböző érdekelt felet bevonják az éghajlatváltozáshoz való alkalmazkodás tervezési folyamatába, figyelmet fordítva az átláthatóságra, a nyílt kommunikációra, a bizalomra és a kapcsolatokra, a szerepekre és felelősségi körökre, valamint az elkötelezettségre. Végezetül a kommunikációs stratégiának foglalkoznia kell mind a belső, mind a külső kommunikációval. Ez magában foglalja a kommunikációs cél és célkitűzés meghatározását, a célcsoportok azonosítását, az üzenet létrehozását, az időzítést, a kommunikáció formájának és csatornáinak kiválasztását, valamint a támogató kommunikációs módszerek és eszközök használatát (lásd még az 1.7. lépést).

Az érdekelt felekkel, többek között az ágazati hatóságokkal, az érdekcsoportokkal, a nem kormányzati szervezetekkel vagy a magánszektor képviselőivel való együttműködés különböző szintű részvétellel hozható létre – a tájékoztatástól a konzultációig vagy a részvételen alapuló részvételig az egész folyamat során. A részvétel szintje az alkalmazkodási folyamat során is változhat (pl. magas szint a célkitűzések meghatározásakor, illetve alacsony szint az értékelési rendszer kidolgozásakor). A folyamat megkezdésekor azonban a célkitűzéseknek és az érdekelt felek szerepének egyértelműnek kell lenniük, és azokat kommunikálni kell az elvárások kezelése érdekében.

Minden érintett szervezeti egységet vagy hatóságot (pl. az egészségügyért, a polgári védelemért, a közlekedésért, az energiáért, a gazdaságért, a pénzügyekért, az oktatásért stb. felelős szervezeti egységet vagy hatóságot) tájékoztatni kell, és be kell vonni az alkalmazkodási folyamatba, és egyértelmű megbízást kell kapniuk a felelősségi körükbe tartozó döntések meghozatalára. Ez az 1.3. lépésben tárgyalt központi csoportra is vonatkozik. Részvételük mértéke az információnyújtástól és -cserétől az alkalmazkodóképesség kiépítéséig vagy a hatáskörükön belül az alkalmazkodásra vonatkozó döntések meghozataláig terjedhet.

Hasznos továbbá kihasználni az érdekelt felek meglévő platformjait és intézményi felépítését. Előfordulhat például, hogy egyes városokban már kialakult az érdekelt felek részvételének folyamata és intézményi felépítése az érdekelt feleknek a fenntartható fejlődés tervezésébe, a város- vagy területrendezésbe való bevonása érdekében.

Az érdekelt felek bevonásakor figyelembe kell venni néhány kulcsfontosságú pontot:

• Az érdekelt felek bevonásának folyamatai eltérőek, ezért diverzifikált készségekre (pl. moderálásra, közvetítésre, alkalmazkodással kapcsolatos ismeretekre) van szükség a bevonási szakaszok különböző lehetséges fejleményeinek kezeléséhez;
• Az érdekelt felek bevonására irányuló folyamatok erőforrás-igényesek (pl. emberi és pénzügyi), ezért a kezdetektől fogva egyértelmű folyamattervezésnek kell rendelkezésre állnia az érdekelt felek és a szervezeti csoport számára szükséges erőforrások kiszámításához;
• A folyamatos információcsere és átláthatóság biztosítása érdekében rövid tájékoztatókat kell készíteni a folyamatról, valamint jegyzőkönyveket kell készíteni a folyamaton belüli vitákról és a legfontosabb eredményekről;
• Az érdekelt feleket tájékoztatni kell az eredmények tervezett felhasználásáról, és tervezett közzététel esetén jóváhagyásukat kell adniuk.

Gondosan figyelembe kell venni az egyes érdekképviseleti csoportok és célközönségek megszólítása során használt üzeneteket és kommunikációs eszközöket (lásd az 1.7. lépést).