I. Stabilire un team di base per l'adattamento

Per sostenere un processo di adattamento a lungo termine, dovrebbe essere conferito un mandato chiaro per la gestione del processo di adattamento a un'organizzazione o a un gruppo più piccolo di persone impiegate dal governo. Le responsabilità precise del gruppo centrale potrebbero essere specifiche per il contesto, ma possono variare dal guidare il processo all'interno dell'autorità pubblica alla formulazione di progetti di politica, dall'agire come punto di contatto per l'adattamento alla comunicazione dell'adattamento internamente ed esternamente, ecc. I membri del gruppo centrale dovrebbero avere esperienze di lunga data con questioni legate alle condizioni meteorologiche/climatiche e dovrebbero essere qualificate per coprire un'ampia gamma di questioni che potrebbero essere rilevanti per il processo di adattamento.

I seguenti aspetti dovrebbero essere presi in considerazione al momento della costituzione di un gruppo di riferimento per l'adattamento:

• Determinare i membri e ottenere il loro consenso
• Definire i compiti del team centrale alla prima riunione
• Concordare la struttura della collaborazione (ad esempio frequenza delle riunioni, tipo di comunicazione all'interno del gruppo centrale, regole di cooperazione)
• Creare un programma e impostare pietre miliari
• Individuare le esigenze di cooperazione con gli altri organi amministrativi e le parti interessate
• Comunicare, sia interna (gestione) che esterna (pubblico, ecc.) e con i decisori
• Organizzare una documentazione trasparente di tutte le fasi del processo
• Garantire le risorse umane e finanziarie necessarie a lungo termine

II. Contatti con altri organi amministrativi competenti

Tutte le autorità competenti (ad esempio, responsabili della salute, della protezione civile, dei trasporti, dell'energia, dell'acqua, dell'agricoltura, dell'economia, della finanza, dell'istruzione, della pianificazione territoriale, della silvicoltura, ecc.) devono essere informate e coinvolte nel processo di adattamento, ricevendo un chiaro mandato di prendere decisioni nei loro settori di responsabilità. Questo vale anche per il core team discusso sopra.

Il coinvolgimento di rappresentanti di livello subnazionale nello sviluppo delle politiche può contribuire alla definizione dell'agenda e alla promozione dello sviluppo delle politiche a livello subnazionale. Viceversa, l'elaborazione delle politiche di adattamento a livello nazionale beneficia dell'integrazione delle esigenze locali e delle conoscenze locali, rendendole così più pertinenti per altri livelli.

Il loro grado di coinvolgimento può variare dalla fornitura e dallo scambio di informazioni allo sviluppo di capacità di adattamento o all'adozione di decisioni sull'adattamento nell'ambito della loro sfera di autorità.

È inoltre utile avvalersi delle piattaforme esistenti e degli assetti istituzionali. In particolare, le piattaforme nazionali per la riduzione del rischio di catastrofi, che molti paesi europei hanno istituito, forniscono una piattaforma multisettoriale che potrebbe facilitare l'interazione tra la riduzione del rischio di catastrofi e le parti interessate all'adattamento ai cambiamenti climatici.

III. Identificare le parti interessate e coinvolgerle nel processo di adattamento

La cooperazione con le parti interessate, in particolare i rappresentanti del settore e i partecipanti di altri livelli di governance, compresi i gruppi di interesse, le ONG o quelli del settore privato, può essere istituita con diversi livelli di coinvolgimento, ad esempio l'accesso alle informazioni, la consultazione su questioni specifiche che destano preoccupazione per il coinvolgimento partecipativo e l'impegno durante l'intero processo di adattamento. Il livello di coinvolgimento può anche cambiare nel corso del processo di adattamento (ad esempio, livello elevato quando si definiscono gli obiettivi rispetto al livello inferiore quando si lavora a uno schema di valutazione). Ma quando si avvia il processo di adattamento strutturato, gli obiettivi del processo e il ruolo degli stakeholder devono essere chiari e comunicati per gestire le aspettative.

Il coinvolgimento delle parti interessate ha un valore aggiunto multiplo, svolge importanti funzioni di governance e può collegare efficacemente diverse fasi del processo di adattamento, come la selezione delle opzioni di adattamento, l'elaborazione di un piano d'azione e l' attuazione. Ad esempio, lo sviluppo del piano d'azione di adattamento in un approccio partecipativo e inclusivo può svolgere funzioni di coordinamento temporanee durante la fase di formulazione delle politiche. Soprattutto se attori di altri livelli di governance, dei settori rilevanti per l'adattamento e delle parti interessate non pubbliche sono coinvolti fin dall'inizio, lo sviluppo di un piano d'azione partecipativo può aprire la strada a un coordinamento permanente efficace e a una cooperazione fluida durante la fase di attuazione. Ciò è favorito attraverso diversi meccanismi: Il coinvolgimento delle parti interessate aumenta la legittimità del piano d'azione e di solito migliora la qualità e l'usabilità dei risultati delle politiche, anche attraverso l'integrazione di conoscenze non scientifiche e locali. La partecipazione al processo di sviluppo delle politiche contribuisce fortemente a rafforzare l'accettazione, la comprensione e l'impegno tra gli attori coinvolti, ne accresce le conoscenze e le capacità e contribuisce alla definizione e all'adozione dell'agenda nei settori delle politiche settoriali e ad altri livelli politici. Le reti, le relazioni e la fiducia costruite durante il processo possono notevolmente facilitare la successiva implementazione dell'adattamento.

Occorre tener conto di alcuni punti chiave nel coinvolgere le parti interessate:

• Ogni processo di coinvolgimento delle parti interessate è diverso e pertanto è necessario un insieme di competenze diversificate (ad esempio moderazione, mediazione, conoscenze relative all'adattamento) per affrontare i vari sviluppi possibili nelle fasi di coinvolgimento;
• I processi di coinvolgimento delle parti interessate sono ad alta intensità di risorse (ad esempio umani, finanziari, tempo) e, pertanto, dovrebbe essere disponibile fin dall'inizio una chiara progettazione del processo per calcolare le risorse necessarie alle parti interessate e al team organizzativo;
• Dovrebbero essere preparate brevi dispense sul processo, nonché verbali che documentano le discussioni e i principali risultati nell'ambito del processo, al fine di garantire il continuo scambio di informazioni e la trasparenza;
• Le parti interessate devono essere informate sull'uso previsto dei risultati e dare la loro approvazione in caso di pubblicazione prevista.