1.2 Impostare il processo in modo strutturato

1.2 Impostare il processo in modo strutturato

Nel preparare il terreno per lo sviluppo di politiche di adattamento, è necessario affrontare una serie di aspetti chiave per impostare il processo in modo strutturato. Ciò comporta l'istituzione di un nucleo centrale con un mandato esplicito per la gestione del processo, il collegamento con tutti gli organi amministrativi pertinenti e l'individuazione delle parti interessate da coinvolgere. La maggior parte di tali questioni è rilevante per l'intero processo di adattamento e dovrebbe essere portata avanti in tutte le fasi.

I. Istituire un team di base per l'adattamento

Per sostenere un processo di adattamento a lungo termine, un mandato chiaro per la gestione del processo di adattamento dovrebbe essere conferito a un'organizzazione o a un gruppo più ristretto di persone impiegate dal governo. Le responsabilità precise dell'équipe centrale potrebbero essere specifiche del contesto, ma possono spaziare dal guidare il processo all'interno dell'autorità pubblica alla formulazione di progetti di politiche, dal fungere da punto di contatto per l'adattamento alla comunicazione dell'adattamento all'interno e all'esterno, ecc. I membri dell'équipe centrale dovrebbero avere esperienze di lunga data in materia di condizioni meteorologiche/climatiche e dovrebbero essere qualificati per coprire un'ampia gamma di questioni che potrebbero essere pertinenti per il processo di adattamento.

Nell'istituire un gruppo di base per l'adattamento dovrebbero essere presi in considerazione i seguenti aspetti:

• Determinare i membri e ottenere il loro consenso
• Definire i compiti del team principale al primo incontro
• Concordare la struttura per la collaborazione (ad esempio frequenza delle riunioni, tipo di comunicazione all'interno del team principale, regole di cooperazione)
• Creare una pianificazione e impostare le pietre miliari
• Individuare le esigenze di cooperazione con altri organi amministrativi e portatori di interessi
• Comunicare, sia all'interno (gestione) che all'esterno (pubblico, ecc.) e con i decisori
• Organizzare una documentazione trasparente di tutte le fasi del processo
• Garantire le risorse umane e finanziarie necessarie a lungo termine

II. Collaborare con altri organi amministrativi competenti

Tutte le autorità competenti (ad esempio responsabili della salute, della protezione civile, dei trasporti, dell'energia, dell'acqua, dell'agricoltura, dell'economia, della finanza, dell'istruzione, della pianificazione territoriale, della silvicoltura, ecc.) devono essere informate e coinvolte nel processo di adattamento, ricevendo un mandato chiaro per prendere decisioni nei loro settori di competenza. Questo vale anche per il team principale discusso sopra.

Il coinvolgimento di rappresentanti dei livelli subnazionali nell'elaborazione delle politiche può contribuire alla definizione dell'agenda e stimolare l'elaborazione delle politiche a livello subnazionale. Viceversa, l'elaborazione delle politiche di adattamento a livello nazionale trae vantaggio dall'integrazione delle esigenze e delle conoscenze locali, rendendole così più pertinenti per gli altri livelli.

Il loro grado di coinvolgimento può variare dalla fornitura e dallo scambio di informazioni allo sviluppo di capacità di adattamento o all'adozione di decisioni sull'adattamento all'interno della loro sfera di autorità.

È inoltre utile avvalersi delle piattaforme e degli assetti istituzionali esistenti. In particolare, le piattaforme nazionali per la riduzione del rischio di catastrofi, istituite da molti paesi europei, forniscono una piattaforma multisettoriale che potrebbe facilitare l'interazione tra le parti interessate alla riduzione del rischio di catastrofi e all'adattamento ai cambiamenti climatici.

III. Individuare le parti interessate e coinvolgerle nel processo di adattamento

La cooperazione con i pertinenti portatori di interessi, in particolare i rappresentanti del settore e i partecipanti di altri livelli di governance, compresi i gruppi di interesse, le ONG o quelli del settore privato, può essere istituita con diversi livelli di coinvolgimento, ad esempio l'accesso alle informazioni, la consultazione su questioni specifiche che riguardano il coinvolgimento partecipativo e l'impegno durante l'intero processo di adattamento. Il livello di coinvolgimento può anche cambiare nel corso del processo di adattamento (ad esempio, un livello elevato nella definizione degli obiettivi rispetto a un livello inferiore quando si lavora su un sistema di valutazione). Ma quando si avvia il processo di adattamento strutturato, gli obiettivi del processo e il ruolo delle parti interessate devono essere chiari e comunicati al fine di gestire le aspettative.

Il coinvolgimento dei portatori di interessi ha un multiplo valore aggiunto, svolge importanti funzioni di governance e può collegare efficacemente le diverse fasi del processo di adattamento, quali la selezione delle opzioni di adattamento, l'elaborazione di un piano d'azione e l'attuazione. Ad esempio, lo sviluppo del piano d'azione per l'adattamento secondo un approccio partecipativo e inclusivo può svolgere funzioni di coordinamento temporaneo durante la fase di formulazione delle politiche. Soprattutto se gli attori di altri livelli di governance, dei settori pertinenti per l'adattamento e dei portatori di interessi non pubblici sono coinvolti fin dalle prime fasi, lo sviluppo di un piano d'azione partecipativo può aprire la strada a un coordinamento permanente efficace e a una cooperazione agevole durante la fase di attuazione. Ciò è favorito da diversi meccanismi: Il coinvolgimento delle parti interessate aumenta la legittimità del piano d'azione e di solito migliora la qualità e l'utilizzabilità dei risultati delle politiche, anche attraverso l'integrazione di conoscenze non scientifiche e locali. La partecipazione al processo di elaborazione delle politiche contribuisce fortemente a creare accettazione, comprensione e impegno tra gli attori coinvolti, aumenta le loro conoscenze e capacità e contribuisce alla definizione e all'adozione dell'agenda nei settori politici settoriali e ad altri livelli politici. Le reti, le relazioni e la fiducia costruite durante il processo possono facilitare notevolmente la successiva attuazione dell'adattamento.

Nel coinvolgere le parti interessate si dovrebbero prendere in considerazione alcuni punti chiave:

• Ogni processo di coinvolgimento delle parti interessate è diverso e, pertanto, è necessario un insieme diversificato di competenze (ad esempio, moderazione, mediazione, conoscenze relative all'adattamento) per affrontare i vari possibili sviluppi nelle fasi di coinvolgimento;
• I processi di coinvolgimento delle parti interessate sono ad alta intensità di risorse (ad esempio umane, finanziarie, temporali) e, pertanto, una chiara progettazione dei processi dovrebbe essere disponibile fin dall'inizio al fine di calcolare le risorse necessarie alle parti interessate e al team organizzativo;
• Dovrebbero essere predisposti brevi opuscoli sul processo, nonché verbali che documentino le discussioni e i risultati chiave nell'ambito del processo, al fine di garantire lo scambio continuo di informazioni e la trasparenza;
• Le parti interessate devono essere informate sull'uso previsto dei risultati e dare la loro approvazione in caso di pubblicazione prevista.