1.2 Uporządkowanie procesu

1.2 Uporządkowanie procesu

Przygotowując grunt pod opracowanie polityki w zakresie przystosowania się do zmiany klimatu, należy uwzględnić szereg kluczowych aspektów, aby ustanowić ten proces w ustrukturyzowany sposób. Obejmują one utworzenie głównego zespołu z wyraźnym mandatem do zarządzania procesem, współpracę ze wszystkimi odpowiednimi organami administracyjnymi i określenie zainteresowanych stron, których to dotyczy, które należy zaangażować. Większość z tych kwestii ma znaczenie dla całego procesu adaptacji i powinna być kontynuowana na wszystkich etapach.

I. Utworzenie głównego zespołu ds. adaptacji

Aby utrzymać proces adaptacji w perspektywie długoterminowej, należy udzielić jasnego mandatu do zarządzania procesem adaptacji organizacji lub mniejszej grupie osób zatrudnionych przez rząd. Dokładne obowiązki głównego zespołu mogą być dostosowane do kontekstu, ale mogą obejmować zarówno kierowanie procesem w organie publicznym, jak i formułowanie projektów polityki, pełnienie funkcji punktu kontaktowego ds. przystosowania się do zmiany klimatu, komunikację wewnętrzną i zewnętrzną itp. Członkowie głównego zespołu powinni mieć wieloletnie doświadczenie w kwestiach związanych z pogodą i klimatem oraz powinni posiadać kwalifikacje do zajmowania się szerokim zakresem kwestii, które mogą być istotne dla procesu przystosowania się do zmiany klimatu.

Ustanawiając główny zespół ds. przystosowania się do zmiany klimatu, należy wziąć pod uwagę następujące aspekty:

• Określanie członków i uzyskiwanie ich zgody
• Zdefiniuj zadania głównego zespołu na pierwszym spotkaniu
• Uzgodnienie struktury współpracy (np. częstotliwość spotkań, rodzaj komunikacji w ramach głównego zespołu, zasady współpracy)
• Utwórz harmonogram i ustaw kamienie milowe
• Określenie potrzeb w zakresie współpracy z innymi organami administracyjnymi i zainteresowanymi stronami
• Komunikacja, zarówno wewnętrzna (zarządzanie), jak i zewnętrzna (publiczna itp.) oraz z decydentami
• Zorganizowanie przejrzystej dokumentacji wszystkich kroków podjętych w procesie
• Zapewnienie niezbędnych zasobów ludzkich i finansowych w perspektywie długoterminowej

II. Współpraca z innymi właściwymi organami administracyjnymi

Wszystkie właściwe organy (np. odpowiedzialne za zdrowie, ochronę ludności, transport, energię, wodę, rolnictwo, gospodarkę, finanse, edukację, planowanie przestrzenne, leśnictwo itp.) muszą być informowane i zaangażowane w proces adaptacji, otrzymując wyraźny mandat do podejmowania decyzji w swoich obszarach odpowiedzialności. Dotyczy to również głównego zespołu omówionego powyżej.

Zaangażowanie przedstawicieli szczebla niższego niż krajowy w opracowywanie polityki może przyczynić się do ustalenia programu i pobudzenia rozwoju polityki na szczeblu niższym niż krajowy. I odwrotnie, kształtowanie polityki w zakresie przystosowania się do zmiany klimatu na szczeblu krajowym korzysta z integracji lokalnych potrzeb i wiedzy lokalnej, co sprawia, że stają się one bardziej istotne dla innych szczebli.

Stopień ich zaangażowania może być różny, od dostarczania i wymiany informacji po budowanie zdolności adaptacyjnych lub podejmowanie decyzji w sprawie adaptacji w ramach ich kompetencji.

Przydatne jest również wykorzystanie istniejących platform i struktur instytucjonalnych. W szczególności utworzone przez wiele krajów europejskich krajowe platformy na rzecz zmniejszania ryzyka związanego z klęskami żywiołowymi stanowią wielosektorową platformę, która mogłaby ułatwić interakcję między zainteresowanymi stronami w zakresie zmniejszania ryzyka związanego z klęskami żywiołowymi a przystosowywania się do zmiany klimatu.

III. Identyfikowanie zainteresowanych stron, których to dotyczy, i angażowanie ich w proces przystosowaniasię do zmiany klimatu

Współpracę z odpowiednimi zainteresowanymi stronami, zwłaszcza przedstawicielami sektora i uczestnikami z innych szczebli sprawowania rządów, w tym grupami interesu, organizacjami pozarządowymi lub z sektora prywatnego, można nawiązać przy różnym poziomie zaangażowania, np. w zakresie dostępu do informacji, konsultacji na temat konkretnych kwestii budzących obawy związane z uczestnictwem i zaangażowaniem w całym procesie przystosowania się do zmiany klimatu. Poziom zaangażowania może również zmieniać się w trakcie procesu adaptacji (np. wysoki poziom przy określaniu celów w porównaniu z niższym poziomem podczas pracy nad systemem oceny). Jednak przy rozpoczynaniu ustrukturyzowanego procesu adaptacji cele tego procesu, a także rola zainteresowanych stron muszą być jasne i podane do wiadomości, aby sprostać oczekiwaniom.

Zaangażowanie zainteresowanych stron ma wieloraką wartość dodaną, pełni ważne funkcje zarządcze i może skutecznie łączyć różne etapy procesu przystosowania się do zmiany klimatu, takie jak wybór wariantów przystosowania się do zmiany klimatu, opracowanie planu działania i wdrożenie. Na przykład opracowanie planu działania w zakresie przystosowania się do zmiany klimatu w ramach podejścia partycypacyjnego i integracyjnego może pełnić tymczasowe funkcje koordynacyjne na etapie kształtowania polityki. Opracowanie partycypacyjnego planu działania może utorować drogę do skutecznej stałej koordynacji i sprawnej współpracy na etapie wdrażania, zwłaszcza jeśli na wczesnym etapie zaangażowane będą podmioty z innych szczebli sprawowania rządów, z sektorów istotnych z punktu widzenia przystosowania się do zmiany klimatu oraz zainteresowane strony niepubliczne. Jest to wspierane za pomocą kilku mechanizmów: Zaangażowanie zainteresowanych stron zwiększa legitymację planu działania i zazwyczaj poprawia jakość i użyteczność wyników polityki, w tym poprzez integrację wiedzy pozanaukowej i lokalnej. Uczestnictwo w procesie opracowywania polityki w znacznym stopniu przyczynia się do budowania akceptacji, zrozumienia i zaangażowania wśród zaangażowanych podmiotów, zwiększa ich wiedzę i zdolności oraz przyczynia się do ustalania programu działań i jego absorpcji w obszarach polityki sektorowej i na innych szczeblach polityki. Sieci, relacje i zaufanie budowane w trakcie procesu mogą znacznie ułatwić późniejsze wdrożenie adaptacji.

Przy angażowaniu zainteresowanych stron należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych kwestii:

• Każdy proces zaangażowania zainteresowanych stron jest inny, a zatem potrzebny jest zróżnicowany zestaw umiejętności (np. moderacja, mediacja, wiedza związana z adaptacją), aby poradzić sobie z różnymi możliwymi zmianami na etapach zaangażowania;
• Procesy zaangażowania zainteresowanych stron są zasobochłonne (np. ludzkie, finansowe, czasowe), w związku z czym od samego początku powinien być dostępny jasny projekt procesu w celu obliczenia zasobów potrzebnych zainteresowanym stronom, a także zespołowi organizacyjnemu;
• Należy przygotować krótkie materiały informacyjne na temat tego procesu, a także protokoły dokumentujące dyskusje i kluczowe wyniki w ramach tego procesu, aby zagwarantować ciągłą wymianę informacji i przejrzystość;
• Zainteresowane strony muszą zostać poinformowane o zamierzonym wykorzystaniu wyników i wyrazić zgodę w przypadku planowanej publikacji.