I. Ustanowienie podstawowego zespołu do adaptacji

Aby utrzymać proces adaptacyjny w perspektywie długoterminowej, należy udzielić jasnego mandatu do zarządzania procesem adaptacyjnym organizacji lub mniejszej grupie osób zatrudnionych przez rząd. Dokładne obowiązki głównego zespołu mogą być specyficzne dla kontekstu, ale mogą wahać się od kierowania procesem w organie publicznym po formułowanie projektów polityki, od pełnienia funkcji punktu kontaktowego ds. adaptacji po komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, itp. Członkowie głównego zespołu powinni mieć wieloletnie doświadczenie w kwestiach związanych z pogodą/klimatem i powinni być kwalifikowani do objęcia szerokim zakresem zagadnień, które mogą mieć znaczenie dla procesu adaptacji.

Przy tworzeniu zespołu podstawowego ds. adaptacji należy wziąć pod uwagę następujące aspekty:

• Określ członków i uzyskaj ich zgodę
• Zdefiniowanie zadań głównego zespołu na pierwszym spotkaniu
• Uzgodnienie struktury współpracy (np. częstotliwość spotkań, rodzaj komunikacji w ramach głównego zespołu, zasady współpracy)
• Utwórz harmonogram i ustaw kamienie milowe
• Określenie potrzeb w zakresie współpracy z innymi organami administracyjnymi i zainteresowanymi stronami
• Komunikowanie się, zarówno wewnętrzne (zarządzanie), jak i zewnętrzne (publiczne itp.) oraz z decydentami
• Zorganizuj przejrzystą dokumentację wszystkich kroków podjętych w procesie
• Zapewnienie niezbędnych zasobów ludzkich i finansowych w perspektywie długoterminowej

II. Współpraca z innymi właściwymi organami administracyjnymi

Wszystkie właściwe organy (np. odpowiedzialne za zdrowie, ochronę ludności, transport, energię, wodę, rolnictwo, gospodarkę, finanse, edukację, planowanie przestrzenne, leśnictwo itp.) muszą być informowane i angażowane w proces adaptacji, otrzymując wyraźne upoważnienie do podejmowania decyzji w swoich dziedzinach odpowiedzialności. Dotyczy to również głównego zespołu omówionego powyżej.

Zaangażowanie przedstawicieli szczebla niższego niż krajowy w kształtowanie polityki może przyczynić się do ustalania agendy i stymulowania rozwoju polityki na szczeblach niższych niż krajowy. Odwrotnie, kształtowanie polityki dostosowawczej na szczeblu krajowym korzysta z integracji lokalnych potrzeb i wiedzy lokalnej, dzięki czemu są one bardziej odpowiednie dla innych szczebli.

Stopień ich zaangażowania może różnić się od dostarczania i wymiany informacji po budowanie zdolności adaptacyjnych lub podejmowanie decyzji w sprawie przystosowania się w ramach ich kompetencji.

Przydatne jest również wykorzystanie istniejących platform i struktur instytucjonalnych. W szczególności krajowe platformy ograniczania ryzyka związanego z klęskami żywiołowymi, które ustanowiły wiele krajów europejskich, stanowią wielosektorową platformę, która mogłaby ułatwić interakcję między zainteresowanymi stronami zajmującymi się ograniczaniem ryzyka związanego z klęskami żywiołowymi a przystosowaniem się do zmiany klimatu.

III. Identyfikacja zainteresowanych stron i zaangażowanie ich w proces adaptacji

Współpraca z odpowiednimi zainteresowanymi stronami, zwłaszcza przedstawicielami sektora i uczestnikami z innych szczebli sprawowania rządów, w tym z grupami interesu, organizacjami pozarządowymi lub z sektora prywatnego, może zostać nawiązana z różnymi poziomami zaangażowania, np. dostęp do informacji, konsultacje w konkretnych kwestiach budzących obawy dotyczące zaangażowania partycypacyjnego i zaangażowania w całym procesie dostosowawczym. Poziom zaangażowania może również ulec zmianie w trakcie procesu dostosowawczego (np. wysoki poziom przy określaniu celów w porównaniu z niższym poziomem podczas pracy nad systemem oceny). Jednak rozpoczynając ustrukturyzowany proces dostosowawczy, należy jasno określić cele tego procesu, a także rolę zainteresowanych stron, aby sprostać oczekiwaniom.

Zaangażowanie zainteresowanych stron ma wiele wartości dodanej, pełni ważne funkcje zarządzania i może skutecznie łączyć różne etapy procesu dostosowywania, takie jak wybór wariantów adaptacyjnych, opracowanie planu działania i wdrożenie. Na przykład opracowanie planu działania w zakresie przystosowania się do zmiany klimatu w ramach podejścia partycypacyjnego i integracyjnego może pełnić tymczasowe funkcje koordynacyjne na etapie opracowywania polityki. Zwłaszcza jeśli podmioty z innych szczebli sprawowania rządów, od sektorów istotnych dla przystosowania się do zmiany klimatu i zainteresowanych stron niepublicznych są zaangażowane na wczesnym etapie, partycypacyjny plan działania może utorować drogę do skutecznej stałej koordynacji i sprawnej współpracy na etapie wdrażania. Jest to wspierane za pomocą kilku mechanizmów: Zaangażowanie zainteresowanych stron zwiększa legitymację planu działania i zazwyczaj poprawia jakość i użyteczność wyników polityki, w tym poprzez integrację wiedzy nienaukowej i lokalnej. Udział w procesie opracowywania polityki w znacznym stopniu przyczynia się do budowania akceptacji, zrozumienia i zaangażowania zaangażowanych podmiotów, zwiększa ich wiedzę i zdolności oraz przyczynia się do tworzenia i wdrażania programu działań w dziedzinach polityki sektorowej i na innych szczeblach polityki. Sieci, relacje i zaufanie budowane w trakcie procesu mogą znacznie ułatwić późniejsze wdrożenie adaptacji.

Przy angażowaniu zainteresowanych stron należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych kwestii:

• Każdy proces zaangażowania zainteresowanych stron jest inny, a zatem potrzebny jest zróżnicowany zestaw umiejętności (np. moderacja, mediacja, wiedza związana z adaptacją), aby poradzić sobie z różnymi możliwymi zmianami na etapach zaangażowania;
• Procesy angażowania zainteresowanych stron są zasobochłonne (np. ludzkie, finansowe, czasowe), a zatem od samego początku należy zapewnić jasny projekt procesu w celu obliczenia zasobów potrzebnych zarówno zainteresowanym stronom, jak i zespołowi organizacyjnemu;
• Aby zagwarantować ciągłą wymianę informacji i przejrzystość, należy przygotować krótkie informacje na temat tego procesu, a także protokoły dokumentujące dyskusje i kluczowe wyniki w ramach tego procesu;
• Zainteresowane strony muszą być informowane o zamierzonym wykorzystaniu wyników i wyrażać zgodę w przypadku planowanej publikacji.