1.6 Identyfikacja i angażowanie zainteresowanych stron

Adaptacja jako zagadnienie przekrojowe i międzysektorowe ma znaczenie i jest przedmiotem zainteresowania szerokiego grona zainteresowanych stron. Ich zaangażowanie i udział mogą również w znacznym stopniu wspierać działania przystosowawcze. Dlatego ważne jest, aby zrozumieć, kim są kluczowe zainteresowane strony oraz jakie są ich interesy, obowiązki i stanowiska od początku procesu planowania przystosowania się do zmiany klimatu, aby opracować odpowiednią strategię zarządzania zainteresowanymi stronami, a tym samym jak najlepiej wykorzystać ich zaangażowanie. Zob. rozdział 5.1.4 sprawozdania EEA pt. „Urban adaptation in Europe: w jaki sposób miasta i miasteczka reagują na zmianę klimatu w celu uzyskania dodatkowych informacji.

Zgodnie z metodyką RESIN należy przeprowadzić analizę zainteresowanych stron w celu określenia, kto musi być zaangażowany, oraz w celu zrozumienia, jakie są interesy i stanowiska odpowiednich zainteresowanych stron. Obejmuje to identyfikację zainteresowanych stron, rozróżnienie i kategoryzację zainteresowanych stron oraz identyfikację relacji między zainteresowanymi stronami. Następnie potrzebny jest dobrze zaprojektowany proces, aby zaangażować wiele różnych zainteresowanych stron w proces planowania przystosowania się do zmiany klimatu, zwracając uwagę na przejrzystość, otwartą komunikację, zaufanie i relacje, role i obowiązki oraz zaangażowanie. Wreszcie strategia komunikacyjna powinna dotyczyć zarówno komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej. Obejmuje to zdefiniowanie celu komunikacji, zidentyfikowanie grup docelowych, stworzenie komunikatu, określenie czasu dostarczenia, wybór formy i kanałów komunikacji oraz wykorzystanie wspierających metod i narzędzi komunikacji (zob. również krok 1.7).

Współpraca z odpowiednimi zainteresowanymi stronami, w tym organami sektorowymi, grupami interesu, organizacjami pozarządowymi lub przedstawicielami sektora prywatnego, może być nawiązywana na różnych poziomach zaangażowania – od informowania, po konsultacje lub uczestnictwo w całym procesie. Poziom zaangażowania może również zmieniać się w trakcie procesu adaptacji (np. wysoki poziom przy określaniu celów w porównaniu z niskim poziomem podczas pracy nad systemem oceny). Jednak przy rozpoczynaniu procesu cele, a także rola zainteresowanych stron muszą być jasne i podane do wiadomości, aby sprostać oczekiwaniom.

Wszystkie właściwe departamenty lub organy (np. odpowiedzialne za zdrowie, ochronę ludności, transport, energię, gospodarkę, finanse, edukację itp.) muszą być informowane i zaangażowane w proces adaptacji, otrzymując wyraźny mandat do podejmowania decyzji w swoich obszarach odpowiedzialności. Dotyczy to również głównego zespołu omówionego w kroku 1.3. Stopień ich zaangażowania może być różny, od dostarczania i wymiany informacji po budowanie zdolności adaptacyjnych lub podejmowanie decyzji w sprawie adaptacji w ramach ich kompetencji.

Przydatne jest również wykorzystanie istniejących platform zainteresowanych stron i struktur instytucjonalnych. Na przykład niektóre miasta mogą już mieć ustalony proces uczestnictwa zainteresowanych stron i strukturę instytucjonalną umożliwiającą zaangażowanie zainteresowanych stron w planowanie zrównoważonego rozwoju, planowanie urbanistyczne lub przestrzenne.

Przy angażowaniu zainteresowanych stron należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych kwestii:

• Każdy proces zaangażowania zainteresowanych stron jest inny, a zatem potrzebny jest zróżnicowany zestaw umiejętności (np. moderacja, mediacja, wiedza związana z adaptacją), aby poradzić sobie z różnymi możliwymi zmianami na etapach zaangażowania;
• Procesy angażowania zainteresowanych stron są zasobochłonne (np. ludzkie i finansowe), w związku z czym od samego początku powinien być dostępny jasny projekt procesu w celu obliczenia zasobów potrzebnych zainteresowanym stronom, a także zespołowi organizacyjnemu;
• Należy przygotować krótkie materiały informacyjne na temat tego procesu, a także protokoły dokumentujące dyskusje i kluczowe wyniki w ramach tego procesu, aby zagwarantować ciągłą wymianę informacji i przejrzystość;
• Zainteresowane strony muszą zostać poinformowane o zamierzonym wykorzystaniu wyników i wyrazić zgodę w przypadku planowanej publikacji.

Należy dokładnie rozważyć komunikaty i narzędzia komunikacji stosowane przy zwracaniu się do każdego rodzaju grupy zainteresowanych stron i grupy docelowej (zob. krok 1.7).