Przygotowanie gruntu pod przystosowanie się do zmiany klimatu
Identyfikacja i zaangażowanie zainteresowanych stron
Zgodnie z metodologią RESIN należy przeprowadzić analizę zainteresowanych stron w celu określenia, kto powinien być zaangażowany, oraz aby zrozumieć, jakie są interesy i stanowiska zainteresowanych stron. Obejmuje to identyfikację zainteresowanych stron, rozróżnienie między zainteresowanymi stronami i ich kategoryzację oraz określenie relacji między zainteresowanymi stronami. Następnie potrzebny jest dobrze zaprojektowany proces, aby zaangażować wiele różnych zainteresowanych stron w proces planowania przystosowania się do zmiany klimatu, z uwzględnieniem przejrzystości, otwartej komunikacji, zaufania i relacji, ról i odpowiedzialności oraz zaangażowania. Wreszcie strategia komunikacji powinna odnosić się zarówno do komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej. Obejmuje to określenie celu i celu komunikacyjnego, identyfikację grup docelowych, tworzenie wiadomości, terminowość, wybór formy i kanałów komunikacji oraz wykorzystanie wspierających metod i narzędzi komunikacji (zob. również Krok 1.7).
Współpraca z odpowiednimi zainteresowanymi stronami, w tym z organami sektorowymi, grupami interesów, organizacjami pozarządowymi lub przedstawicielami sektora prywatnego, może być nawiązana z różnymi poziomami zaangażowania – od informowania, po konsultacje lub partycypacyjne zaangażowanie w trakcie całego procesu. Poziom zaangażowania może również ulec zmianie w trakcie procesu dostosowawczego (np. wysoki poziom przy określaniu celów w porównaniu z niskim poziomem podczas pracy nad programem oceny). Ale rozpoczynając proces, cele, a także rola zainteresowanych stron muszą być jasne i przedstawione w celu zarządzania oczekiwaniami.
Wszystkie właściwe departamenty lub organy (np. odpowiedzialne za zdrowie, ochronę ludności, transport, energię, gospodarkę, finanse, edukację itp.) muszą być informowane i angażowane w proces adaptacji, otrzymując wyraźne upoważnienie do podejmowania decyzji w swoich dziedzinach odpowiedzialności. Dotyczy to również głównego zespołu omówionego w Kroku 1.3. Stopień ich zaangażowania może różnić się od dostarczania i wymiany informacji po budowanie zdolności adaptacyjnych lub podejmowanie decyzji w sprawie przystosowania się w ramach ich kompetencji.
Przydatne jest również wykorzystanie istniejących platform zainteresowanych stron i struktur instytucjonalnych. Na przykład niektóre miasta mogą już mieć ugruntowany proces uczestnictwa zainteresowanych stron i strukturę instytucjonalną w celu zaangażowania zainteresowanych stron w planowanie zrównoważonego rozwoju, planowanie urbanistyczne lub przestrzenne.
Przy angażowaniu zainteresowanych stron należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych kwestii:
- Każdy proces zaangażowania zainteresowanych stron jest inny i dlatego potrzebny jest zróżnicowany zestaw umiejętności (np. moderacja, mediacja, wiedza związana z adaptacją), aby poradzić sobie z różnymi możliwymi zmianami na etapach zaangażowania;
- Procesy angażowania zainteresowanych stron są zasobochłonne (np. ludzkie i finansowe), a zatem od samego początku powinny być dostępne jasne opracowanie procesu w celu obliczenia zasobów potrzebnych zarówno zainteresowanym stronom, jak i zespołowi organizacyjnemu;
- Krótkie informacje na temat procesu, jak również protokoły dokumentujące dyskusje i kluczowe wyniki w ramach tego procesu powinny być przygotowane, aby zagwarantować ciągłą wymianę informacji i przejrzystość;
- Zainteresowane strony muszą być informowane o zamierzonym wykorzystaniu wyników i wyrażać zgodę w przypadku planowanej publikacji.
Należy zwrócić szczególną uwagę na przekazy i narzędzia komunikacji stosowane w odniesieniu do każdego rodzaju grupy zainteresowanych stron i odbiorców docelowych (zob. krok 1.7).