1.6 Identificarea și implicarea părților interesate

Adaptarea ca aspect transversal și transsectorial este relevantă și de interes pentru o gamă largă de părți interesate. Implicarea și participarea acestora pot, de asemenea, să sprijine în mare măsură acțiunile de adaptare. Prin urmare, este important să se înțeleagă care sunt principalele părți interesate și care sunt interesele, responsabilitățile și pozițiile acestora încă de la începutul procesului de planificare a adaptării, pentru a elabora o strategie adecvată de gestionare a părților interesate și, la rândul său, pentru a valorifica la maximum implicarea acestora. A se vedea capitolul 5.1.4 din raportul AEM intitulat „Adaptarea urbană în Europa: modul în care orașele reacționează la schimbările climatice pentru informații suplimentare.

În conformitate cu metodologia RESIN, ar trebui efectuată o analiză a părților interesate pentru a identifica persoanele care trebuie implicate și pentru a înțelege care sunt interesele și pozițiile părților interesate respective. Aceasta include identificarea părților interesate, diferențierea și clasificarea părților interesate și identificarea relațiilor dintre părțile interesate. În continuare, este necesar un proces bine conceput pentru a implica numeroasele părți interesate în procesul de planificare a adaptării la schimbările climatice, acordând atenție transparenței, comunicării deschise, încrederii și relațiilor, rolurilor și responsabilităților, precum și angajamentului. În cele din urmă, o strategie de comunicare ar trebui să abordeze atât comunicarea internă, cât și cea externă. Aceasta include definirea unui obiectiv și a unui obiectiv de comunicare, identificarea grupurilor-țintă, crearea unui mesaj, livrarea în timp util, alegerea formei și a canalelor de comunicare și utilizarea unor metode și instrumente de comunicare de sprijin (a se vedea, de asemenea, pasul 1.7).

Cooperarea cu părțile interesate relevante, inclusiv cu autoritățile sectoriale, grupurile de interese, ONG-urile sau reprezentanții sectorului privat poate fi instituită cu diferite niveluri de implicare - de la informare, la consultare sau implicare participativă pe parcursul întregului proces. Nivelul de implicare se poate schimba, de asemenea, pe parcursul procesului de adaptare (de exemplu, un nivel ridicat atunci când se definesc obiectivele față de un nivel scăzut atunci când se lucrează la o schemă de evaluare). Dar, la începutul procesului, obiectivele, precum și rolul părților interesate trebuie să fie clare și comunicate pentru a gestiona așteptările.

Toate departamentele sau autoritățile relevante (de exemplu, cele responsabile cu sănătatea, protecția civilă, transporturile, energia, economia, finanțele, educația etc.) trebuie să fie informate și implicate în procesul de adaptare, primind un mandat clar de a lua decizii în domeniile lor de responsabilitate. Acest lucru este valabil și pentru echipa centrală discutată în etapa 1.3. Gradul lor de implicare poate varia de la furnizarea și schimbul de informații la consolidarea capacității de adaptare sau la luarea de decizii privind adaptarea în cadrul sferei lor de competență.

De asemenea, este util să se utilizeze platformele existente ale părților interesate și structurile instituționale existente. De exemplu, este posibil ca unele orașe să dispună deja de un proces consacrat de participare a părților interesate și de un cadru instituțional pentru implicarea părților interesate în planificarea dezvoltării durabile, în planificarea urbană sau în amenajarea teritoriului.

Ar trebui luate în considerare câteva puncte-cheie atunci când se implică părțile interesate:

• Fiecare proces de implicare a părților interesate este diferit și, prin urmare, este necesar un set diversificat de competențe (de exemplu, moderare, mediere, cunoștințe legate de adaptare) pentru a face față diferitelor evoluții posibile în etapele de implicare;
• Procesele de implicare a părților interesate necesită multe resurse (de exemplu, umane și financiare) și, prin urmare, ar trebui să fie disponibil încă de la început un design clar al procesului pentru a calcula resursele necesare părților interesate, precum și echipei organizației;
• Ar trebui pregătite scurte fișe informative cu privire la proces, precum și procese-verbale care să documenteze discuțiile și principalele rezultate din cadrul procesului, pentru a garanta schimbul continuu de informații și transparența;
• Părțile interesate trebuie să fie informate cu privire la utilizarea preconizată a rezultatelor și să își dea aprobarea în cazul unei publicări planificate.

Trebuie să se acorde o atenție deosebită mesajelor și instrumentelor de comunicare utilizate atunci când se abordează fiecare tip de grup de părți interesate și de public-țintă (a se vedea etapa 1.7).