I. Aufbau eines Kernteams zur Anpassung

Um einen Anpassungsprozess langfristig fortzuführen, sollte eine Organisation oder eine kleinere Gruppe von von der Regierung beschäftigten Personen ein klares Mandat für die Verwaltung des Anpassungsprozesses erhalten. Die genauen Zuständigkeiten des Kernteams können kontextspezifisch sein, können aber von der Steuerung des Prozesses innerhalb der öffentlichen Hand bis zur Ausarbeitung politischer Entwürfe reichen, von der Tätigkeit als Kontaktstelle für die Anpassung bis hin zur Kommunikation intern und extern usw. Die Mitglieder des Kernteams sollten über langjährige Erfahrungen mit wetter- und klimabezogenen Fragen verfügen und für ein breites Spektrum von Fragen qualifiziert sein, die für den Anpassungsprozess relevant sein könnten.

Bei der Einrichtung eines Kernteams zur Anpassung sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:

• Die Mitglieder bestimmen und ihre Zustimmung einholen
• Definieren Sie die Aufgaben des Kernteams beim ersten Meeting
• Vereinbarung über die Struktur der Zusammenarbeit (z. B. Häufigkeit der Sitzungen, Art der Kommunikation innerhalb des Kernteams, Regeln der Zusammenarbeit)
• Erstellen Sie einen Zeitplan und setzen Sie Meilensteine
• Ermittlung des Kooperationsbedarfs mit anderen Verwaltungsbehörden und Interessenträgern
• Kommunikation, sowohl intern (Management) als auch extern (öffentlich, etc.) und mit Entscheidungsträgern
• Organisieren Sie eine transparente Dokumentation aller im Prozess unternommenen Schritte
• Langfristige Sicherung der erforderlichen personellen und finanziellen Ressourcen

II. Kontakte zu anderen zuständigen Verwaltungsorganen

Alle zuständigen Behörden (z. B. für Gesundheit, Katastrophenschutz, Verkehr, Energie, Wasser, Landwirtschaft, Wirtschaft, Finanzen, Bildung, Raumplanung, Forstwirtschaft usw.) müssen informiert und in den Anpassungsprozess einbezogen werden und ein klares Mandat erhalten, um Entscheidungen in ihren Zuständigkeitsbereichen zu treffen. Dies gilt auch für das oben besprochene Kernteam.

Die Einbeziehung von Vertretern subnationaler Ebenen in die Politikentwicklung kann zur Festlegung der Agenda und zur Stimulierung der politischen Entwicklung auf subnationaler Ebene beitragen. Umgekehrt profitiert die Anpassungspolitik auf nationaler Ebene von der Integration der lokalen Bedürfnisse und des lokalen Wissens, wodurch sie für andere Ebenen relevanter werden.

Ihr Grad der Beteiligung kann von der Bereitstellung und dem Austausch von Informationen über den Aufbau von Anpassungskapazitäten bis hin zu Entscheidungen über die Anpassung in ihrem Zuständigkeitsbereich variieren.

Es ist auch nützlich, bestehende Plattformen und institutionelle Einrichtungen zu nutzen. Insbesondere die nationalen Plattformen zur Katastrophenvorsorge, die viele europäische Länder eingerichtet haben, bieten eine sektorübergreifende Plattform, die die Interaktion zwischen Katastrophenrisikominderung und Interessenträgern an der Anpassung an den Klimawandel erleichtern könnte.

III. Betroffene Akteure identifizieren und in den Anpassungsprozess einbeziehen

Die Zusammenarbeit mit einschlägigen Interessenträgern, insbesondere Branchenvertretern und Teilnehmern aus anderen Governance-Ebenen, einschließlich Interessengruppen, NRO oder aus dem Privatsektor, kann mit unterschiedlichen Beteiligungsebenen, z. B. Zugang zu Informationen, Konsultationen zu spezifischen Fragen, die eine partizipative Beteiligung und Beteiligung während des gesamten Anpassungsprozesses betreffen, eingerichtet werden. Der Grad der Beteiligung kann sich auch im Laufe des Anpassungsprozesses ändern (z. B. hohes Niveau bei der Festlegung von Zielen im Vergleich zu niedrigeren Ebenen bei der Arbeit an einem Bewertungsschema). Aber bei Beginn des strukturierten Anpassungsprozesses müssen die Ziele des Prozesses sowie die Rolle der Stakeholder klar und kommuniziert werden, um die Erwartungen zu bewältigen.

Die Einbeziehung der Interessenträger hat einen mehrfachen Mehrwert, erfüllt wichtige Governance-Funktionen und kann verschiedene Phasen des Anpassungsprozesses wirksam miteinander verknüpfen, z. B. die Auswahl von Anpassungsoptionen, die Aufstellung eines Aktionsplans und die Umsetzung. Beispielsweise kann die Entwicklung des Anpassungsaktionsplans in einem partizipativen und inklusiven Ansatz vorübergehende Koordinierungsfunktionen während der Politikformulierung erfüllen. Insbesondere wenn Akteure anderer Governance-Ebenen, von relevanten Sektoren bis zur Anpassung und nichtöffentliche Akteure frühzeitig einbezogen werden, kann die Entwicklung eines partizipativen Aktionsplans den Weg für eine wirksame ständige Koordinierung und eine reibungslose Zusammenarbeit während der Umsetzungsphase ebnen. Dies wird durch mehrere Mechanismen gefördert: Die Einbeziehung der Interessenträger erhöht die Legitimität des Aktionsplans und verbessert in der Regel die Qualität und Nutzbarkeit der politischen Ergebnisse, unter anderem durch die Integration von nichtwissenschaftlichem und lokalem Wissen. Die Beteiligung am politischen Entwicklungsprozess trägt maßgeblich zum Aufbau von Akzeptanz, Verständnis und Engagement unter den beteiligten Akteuren bei, verbessert ihr Wissen und ihre Kapazitäten und trägt zur Festlegung und Umsetzung der Agenda in sektorpolitischen Bereichen und auf anderen politischen Ebenen bei. Netzwerke, Beziehungen und Vertrauen, die während des Prozesses aufgebaut werden, können die spätere Umsetzung der Anpassung erheblich erleichtern.

Bei der Einbeziehung von Interessenträgern sollten einige Schlüsselpunkte berücksichtigt werden:

• Jeder Prozess der Einbeziehung der Interessenträger ist anders und daher ist eine diversifizierte Qualifikation (z. B. Moderation, Mediation, Anpassungswissen) erforderlich, um die verschiedenen möglichen Entwicklungen in den Phasen der Beteiligung zu bewältigen;
• Die Prozesse der Einbeziehung der Interessenträger sind ressourcenintensiv (z. B. personell, finanziell, zeitlich) und daher sollte von Anfang an ein klares Prozessdesign zur Verfügung stehen, um die von den Interessenträgern und dem Organisationsteam benötigten Ressourcen zu berechnen;
• Es sollten kurze Informationen über den Prozess sowie Protokolle zur Dokumentation der Diskussionen und der wichtigsten Ergebnisse des Prozesses erstellt werden, um den kontinuierlichen Informationsaustausch und die Transparenz zu gewährleisten;
• Die Interessenträger müssen über die beabsichtigte Verwendung der Ergebnisse informiert und im Falle einer geplanten Veröffentlichung ihre Zustimmung erteilen.