Vorbereitung der Anpassung

Im Anschluss an die RESIN-Methodik sollte eine Analyse der Interessenträger durchgeführt werden, um zu ermitteln, wer beteiligt werden muss, und um zu verstehen, welche Interessen und Standpunkte der jeweiligen Interessenträger bestehen. Dies umfasst die Identifizierung von Interessenträgern, die Unterscheidung zwischen den Interessenträgern und die Kategorisierung sowie die Identifizierung der Beziehungen zwischen den Interessenträgern. Als nächstes ist ein gut konzipierter Prozess erforderlich, um die vielen verschiedenen Akteure in den Prozess der Klimaanpassungsplanung einzubeziehen, wobei Transparenz, offene Kommunikation, Vertrauen und Beziehungen, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Engagement berücksichtigt werden. Schließlich sollte eine Kommunikationsstrategie sowohl auf die interne als auch auf die externe Kommunikation ausgerichtet sein. Dazu gehört die Definition eines Kommunikationsziels und -ziels, die Identifizierung von Zielgruppen, die Erstellung einer Botschaft, die Timing-Bereitstellung, die Wahl der Form und der Kommunikationskanäle sowie die Nutzung unterstützender Kommunikationsmethoden und -instrumente (siehe auch Schritt 1.7).

Die Zusammenarbeit mit einschlägigen Interessenträgern, einschließlich sektoraler Behörden, Interessengruppen, NRO oder Vertretern des Privatsektors, kann mit unterschiedlichen Beteiligungsebenen aufgebaut werden – von der Unterrichtung über die Konsultation bis hin zur partizipativen Beteiligung während des gesamten Prozesses. Der Grad der Beteiligung kann sich auch im Laufe des Anpassungsprozesses ändern (z. B. hohes Niveau bei der Festlegung von Zielen gegenüber niedrigem Niveau bei der Arbeit an einem Bewertungsschema). Aber bei Beginn des Prozesses müssen die Ziele und die Rolle der Interessenträger klar sein und kommuniziert werden, um die Erwartungen zu bewältigen.

Alle zuständigen Dienststellen oder Behörden (z. B. für Gesundheit, Katastrophenschutz, Verkehr, Energie, Wirtschaft, Finanzen, Bildung usw.) müssen informiert und in den Anpassungsprozess einbezogen werden und erhalten ein klares Mandat, Entscheidungen in ihren Zuständigkeitsbereichen zu treffen. Dies gilt auch für das in Schritt 1.3 diskutierte Kernteam. Ihr Grad der Beteiligung kann von der Bereitstellung und dem Austausch von Informationen über den Aufbau von Anpassungskapazitäten bis hin zu Entscheidungen über die Anpassung in ihrem Zuständigkeitsbereich variieren.

Es ist auch nützlich, bestehende Plattformen und institutionelle Strukturen der Interessenträger zu nutzen. Zum Beispiel können einige Städte bereits einen etablierten Beteiligungsprozess der Interessenträger und einen institutionellen Rahmen für die Einbeziehung von Interessenträgern in die nachhaltige Entwicklungsplanung, die Stadt- oder Raumplanung haben.

Bei der Einbeziehung von Interessenträgern sollten einige Schlüsselpunkte berücksichtigt werden:

• Jeder Prozess der Einbeziehung der Interessenträger ist anders und daher ist eine diversifizierte Qualifikation (z. B. Moderation, Mediation, Anpassungswissen) erforderlich, um die verschiedenen möglichen Entwicklungen in den Phasen der Beteiligung zu bewältigen;
• Die Prozesse der Einbeziehung der Interessenträger sind ressourcenintensiv (z. B. personell und finanziell) und daher sollte von Anfang an ein klares Prozessdesign zur Verfügung stehen, um die von den Interessenträgern und dem Organisationsteam benötigten Ressourcen zu berechnen;
• Kurze Informationen über den Prozess sowie Protokolle zur Dokumentation der Diskussionen und der wichtigsten Ergebnisse des Prozesses sollten vorbereitet werden, um den kontinuierlichen Informationsaustausch und die Transparenz zu gewährleisten;
• Die Interessenträger müssen über die beabsichtigte Verwendung der Ergebnisse informiert und im Falle einer geplanten Veröffentlichung ihre Zustimmung erteilen.

Es ist sorgfältig zu berücksichtigen, welche Nachrichten und Kommunikationsinstrumente für jede Art von Interessengruppen und Zielgruppen verwendet werden (siehe Schritt 1.7).