1.6 Ieinteresēto personu apzināšana un iesaistīšana.

Pielāgošanās kā transversāls un starpnozaru jautājums ir svarīgs un interesē plašu ieinteresēto personu loku. To iesaistīšanās un līdzdalība var arī lielā mērā atbalstīt pielāgošanās pasākumus. Tāpēc jau pielāgošanās plānošanas procesa sākumā ir svarīgi saprast, kas ir galvenās ieinteresētās personas un kādas ir to intereses, pienākumi un nostājas, lai izstrādātu atbilstošu ieinteresēto personu pārvaldības stratēģiju un tādējādi maksimāli izmantotu to iesaisti. Sk. EVA ziņojuma “Pilsētu pielāgošana Eiropā: kā pilsētas reaģē uz klimata pārmaiņām, lai iegūtu papildu informāciju.

Saskaņā ar RESIN metodiku būtu jāveic ieinteresēto personu analīze, lai noteiktu, kuras personas ir jāiesaista, un saprastu, kādas ir attiecīgo ieinteresēto personu intereses un nostājas. Tas ietver ieinteresēto personu identificēšanu, ieinteresēto personu diferencēšanu un kategorizēšanu un attiecību noteikšanu starp ieinteresētajām personām. Turklāt ir vajadzīgs labi izstrādāts process, lai klimatadaptācijas plānošanas procesā iesaistītu daudzas dažādas ieinteresētās personas, pievēršot uzmanību pārredzamībai, atklātai komunikācijai, uzticībai un attiecībām, uzdevumiem un pienākumiem, kā arī apņēmībai. Visbeidzot, komunikācijas stratēģijā būtu jāpievēršas gan iekšējai, gan ārējai komunikācijai. Tas ietver komunikācijas mērķa un mērķa noteikšanu, mērķgrupu noteikšanu, vēstījuma izveidi, laika piegādi, komunikācijas veida un kanālu izvēli un atbalstošu komunikācijas metožu un rīku izmantošanu (sk. arī 1.7. soli).

Sadarbību ar attiecīgajām ieinteresētajām personām, tostarp nozaru iestādēm, interešu grupām, NVO vai privātā sektora pārstāvjiem, var izveidot ar dažādiem iesaistes līmeņiem — no informēšanas, apspriešanās vai līdzdalības visā procesā. Pielāgošanās procesa gaitā var mainīties arī iesaistes līmenis (piemēram, augsts līmenis, nosakot mērķus, salīdzinājumā ar zemu līmeni, strādājot pie izvērtēšanas shēmas). Taču, uzsākot procesu, mērķiem, kā arī ieinteresēto personu lomai jābūt skaidrai un paziņotai, lai attaisnotu cerības.

Visi attiecīgie departamenti vai iestādes (piemēram, tie, kas atbild par veselību, civilo aizsardzību, transportu, enerģētiku, ekonomiku, finansēm, izglītību utt.) ir jāinformē un jāiesaista pielāgošanās procesā, saņemot skaidras pilnvaras pieņemt lēmumus savās atbildības jomās. Tas attiecas arī uz 1.3. solī apspriesto pamatkomandu. Viņu iesaistes pakāpe var būt dažāda, sākot no informācijas sniegšanas un apmaiņas līdz adaptācijas spēju veidošanai vai lēmumu pieņemšanai par adaptāciju viņu kompetences jomā.

Lietderīgi ir arī izmantot esošās ieinteresēto personu platformas un institucionālo struktūru. Piemēram, dažās pilsētās jau ir izveidots ieinteresēto personu līdzdalības process un institucionāla struktūra ieinteresēto personu iesaistīšanai ilgtspējīgas attīstības plānošanā, pilsētplānošanā vai telpiskajā plānošanā.

Ieinteresēto personu iesaistīšanā būtu jāņem vērā daži galvenie aspekti:

• Katrs ieinteresēto personu iesaistes process ir atšķirīgs, un tāpēc ir vajadzīgs daudzveidīgs prasmju kopums (piemēram, mērenība, mediācija, ar pielāgošanos saistītas zināšanas), lai risinātu dažādas iespējamās norises iesaistes posmos;
• Ieinteresēto personu iesaistīšanas procesi ir resursietilpīgi (piemēram, cilvēkresursu un finanšu jomā), un tāpēc jau no paša sākuma vajadzētu būt pieejamam skaidram procesu plānojumam, lai aprēķinātu resursus, kas vajadzīgi ieinteresētajām personām, kā arī organizācijas komandai;
• Būtu jāsagatavo īsi izdales materiāli par procesu, kā arī protokoli, kuros dokumentētas diskusijas un galvenie procesa rezultāti, lai garantētu nepārtrauktu informācijas apmaiņu un pārredzamību;
• Ieinteresētajām personām jābūt informētām par rezultātu paredzēto izmantošanu un jāsniedz apstiprinājums plānotas publicēšanas gadījumā.

Uzrunājot katra veida ieinteresēto personu grupas un mērķauditoriju, ir rūpīgi jāapsver vēstījumi un izmantotie komunikācijas rīki (sk. 1.7. soli).