1.6 Identifiera och engagera intressenter

Anpassning som en övergripande och sektorsövergripande fråga är av relevans och intresse för ett brett spektrum av berörda parter. Deras engagemang och deltagande kan också i hög grad stödja anpassningsåtgärder. Därför är det viktigt att förstå vilka de viktigaste intressenterna är och vilka deras intressen, ansvarsområden och positioner är från början av anpassningsplaneringsprocessen för att utveckla en lämplig strategi för hantering av intressenter, och i sin tur göra det mesta av deras deltagande. Se kapitel 5.1.4 i Europeiska miljöbyråns rapport Urban adaptation in Europe: hur städer och byar reagerar på klimatförändringar för ytterligare information.

Enligt RESIN-metoden bör berörda parter analyseras för att identifiera vem som behöver involveras och för att förstå vilka intressen och ståndpunkter respektive berörda parter har. Detta inkluderar identifiering av intressenter, differentiering mellan och kategorisering av intressenter och identifiering av relationer mellan intressenter. Därefter behövs en väl utformad process för att involvera de många olika intressenterna i planeringsprocessen för klimatanpassning, med uppmärksamhet på öppenhet, öppen kommunikation, förtroende och relationer, roller och ansvarsområden samt engagemang. Slutligen bör en kommunikationsstrategi omfatta både intern och extern kommunikation. Detta inbegriper att definiera ett kommunikationsmål och ett kommunikationsmål, identifiera målgrupper, skapa ett budskap, tajma leveransen, välja kommunikationsform och kommunikationskanaler samt använda stödjande kommunikationsmetoder och kommunikationsverktyg (se även steg 1.7).

Samarbete med berörda parter, däribland sektorsmyndigheter, intressegrupper, icke-statliga organisationer eller företrädare för den privata sektorn, kan inrättas med olika nivåer av deltagande – från information till samråd eller deltagande under hela processen. Graden av deltagande kan också förändras under anpassningsprocessens gång (t.ex. hög nivå när man fastställer mål jämfört med låg nivå när man arbetar med ett utvärderingssystem). Men när processen inleds måste både målen och intressenternas roll vara tydliga och kommuniceras för att hantera förväntningarna.

Alla berörda avdelningar eller myndigheter (t.ex. ansvariga för hälso- och sjukvård, civilskydd, transport, energi, ekonomi, finans, utbildning osv.) måste informeras och involveras i anpassningsprocessen och få ett tydligt mandat att fatta beslut inom sina ansvarsområden. Detta gäller även kärngruppen som diskuteras i steg 1.3. Deras deltagande kan variera från att tillhandahålla och utbyta information till att bygga upp anpassningsförmåga eller fatta beslut om anpassning inom deras behörighetsområde.

Det är också lämpligt att utnyttja befintliga plattformar för berörda parter och institutionella strukturer. Vissa städer kan till exempel redan ha en etablerad process för berörda parters deltagande och institutionella struktur för berörda parters deltagande i planering av hållbar utveckling, stadsplanering eller fysisk planering.

Följande viktiga punkter bör beaktas när berörda parter involveras:

• Varje process för berörda parters deltagande är olika och därför behövs en diversifierad uppsättning färdigheter (t.ex. moderering, medling, anpassningsrelaterad kunskap) för att hantera de olika möjliga utvecklingarna i deltagandefaserna.
• Processer för intressenters deltagande är resursintensiva (t.ex. mänskliga och ekonomiska) och därför bör en tydlig processutformning finnas tillgänglig redan från början för att beräkna de resurser som intressenterna och organisationsteamet behöver.
• Korta handouts om processen samt protokoll som dokumenterar diskussionerna och de viktigaste resultaten inom processen bör utarbetas för att garantera ett kontinuerligt informationsutbyte och transparens.
• Berörda parter måste informeras om den avsedda användningen av resultaten och ge sitt godkännande i händelse av en planerad publicering.

Man måste noga beakta de budskap och kommunikationsverktyg som används när man vänder sig till varje typ av intressentgrupp och målgrupp (se steg 1.7).