1.6 Identifisering og involvering av interessentar

Tilpasning som eit tverrgåande og tverrsektorielt spørsmål er relevant og interessant for eit breitt spekter av interessentar. Deira engasjement og deltaking kan også i stor grad støtte tilpasningstiltak. Derfor er det viktig å forstå kven dei viktigaste interessentane er og kva deira interesser, ansvar og posisjonar er frå byrjinga av tilpasningsplanleggingsprosessen for å utvikle ein hensiktsmessig interessentstyringsstrategi, og i sin tur få mest mogleg ut av deira engasjement. Sjå kapittel 5.1.4 i EØS-rapporten Bytilpasning i Europa: korleis byar og tettstader reagerer på klimaendringar for ytterlegare informasjon.

Etter RESIN-metoden bør interessentanalyse utførast for å identifisere kven som treng å vere involvert og å forstå kva som er interesser og posisjonar for respektive interessentar. Dette inkluderer identifisering av interessentar, differensiering mellom og kategorisering av interessentar, og identifisering av relasjonar mellom interessentar. Deretter er det naudsynt med ein godt utforma prosess for å involvere dei mange forskjellige aktørane i planleggingsprosessen for klimatilpasning med merksemd til openheit, open kommunikasjon, tillit og relasjonar, roller og ansvar og engasjement. Til slutt bør ein kommunikasjonsstrategi adressere både intern og ekstern kommunikasjon. Dette inkluderer å definere eit kommunikasjonsmål og mål, identifisere målgrupper, skape ei melding, timing levering, velje form og kanalar for kommunikasjon, og utnytte støttande kommunikasjonsmetodar og verktøy (sjå òg trinn 1.7).

Samarbeid med relevante interessentar, herunder sektorstyresmakter, interessegrupper, frivillige organisasjonar eller representantar frå privat sektor, kan etablerast med ulik grad av involvering — frå informasjon til konsultasjon eller medverknad gjennom heile prosessen. Nivået på involvering kan òg endrast i løpet av tilpasningsprosessen (t.d. høgt nivå når ein definerer mål vs. lågt nivå når ein arbeider med ei evalueringsordning). Men når du startar prosessen, må måla og rolla til interessentar vere tydelege og kommunisert for å styre forventningane.

Alle relevante avdelingar eller styresmakter (t.d. ansvarlege for helse, samfunnstryggleik, transport, energi, økonomi, finans, utdanning osb.) må informerast og involveres i tilpasningsprosessen, og få eit klart mandat til å ta beslutningar på sine ansvarsområde. Dette gjeld òg kjerneteamet som er omtala i trinn 1.3. Deira grad av involvering kan variera frå å gje og utveksla informasjon til å byggja tilpasningsevne eller å ta beslutningar om tilpasning innanfor deira myndigheitsområde.

Det er òg nyttig å nytte seg av eksisterande interessentplattformer og institusjonelle oppsett. Nokre byar kan til dømes allereie ha ein etablert deltakingsprosess for råka partar og eit institusjonelt oppsett for involvering av råka partar i planlegging av berekraftig utvikling, byplanlegging eller arealplanlegging.

Det bør takast omsyn til nokre viktige punkter når råka partar involveres:

• Kvar prosess for involvering av interessentar er forskjellig, og det er derfor behov for eit variert ferdigheitssett (t.d. moderasjon, mekling, tilpasningsrelatert kunnskap) for å handtere dei ulike moglege utviklingane i involveringsfasane.
• Interessentinvolveringsprosessar er ressurskrevjande (t.d. menneskelege og økonomiske), og dermed bør ein klar prosessdesign vere tilgjengeleg heilt frå starten for å berekne ressursar som trengst av interessentar så vel som organisasjonsteamet;
• Korte utdelingar om prosessen samt referater som dokumenterer diskusjonar og sentrale resultatar i prosessen bør vere førebudd på å garantere kontinuerleg informasjonsutveksling og openheit;
• Interessentar må informerast om den tilsikta bruken av resultata og gje si godkjenning i tilfelle ein planlagd publikasjon.

Det må takast nøye omsyn til meldingane og kommunikasjonsverktøya som brukast når ein adresserer kvar type interessentgruppe og målgruppe (sjå trinn 1.7).