1.2 Mettre en place le processus de manière structurée

1.2 Mettre en place le processus de manière structurée

Lors de la préparation du terrain pour l'élaboration des politiques d'adaptation, un certain nombre d'aspects clés pour mettre en place le processus de manière structurée doivent être abordés. Il s’agit notamment de mettre en place une équipe centrale dotée d’un mandat explicite pour la gestion du processus, d’assurer la liaison avec tous les organes administratifs concernés et d’identifier les parties prenantes concernées à impliquer. La plupart de ces questions sont pertinentes pour l'ensemble du processus d'adaptation et devraient être poursuivies tout au long de toutes les étapes.

I. Mettre en place une équipe de base pour l ' adaptation

Pour soutenir un processus d'adaptation à long terme, un mandat clair pour la gestion du processus d'adaptation devrait être donné à une organisation ou à un groupe plus restreint de personnes employées par le gouvernement. Les responsabilités précises de l’équipe centrale peuvent être spécifiques au contexte, mais peuvent aller du pilotage du processus au sein de l’autorité publique à la formulation d’ébauches de politiques, du rôle de point de contact pour l’adaptation à la communication sur l’adaptation à l’interne et à l’externe, etc. Les membres de l’équipe centrale devraient avoir une expérience de longue date des questions météorologiques/climatiques et devraient être qualifiés pour couvrir un large éventail de questions susceptibles d’être pertinentes pour le processus d’adaptation.

Les aspects suivants devraient être pris en considération lors de la mise en place d'une équipe de base pour l'adaptation:

• Déterminer les membres et obtenir leur consentement
• Définir les tâches de l'équipe centrale lors de la première réunion
• convenir de la structure de collaboration (par exemple, fréquence des réunions, type de communication au sein de l’équipe centrale, règles de coopération);
• Créer un calendrier et définir des jalons
• Identifier les besoins de coopération avec d'autres organes administratifs et parties prenantes
• Communiquer, tant à l'interne (gestion) qu'à l'externe (public, etc.) et avec les décideurs
• Organiser une documentation transparente de toutes les étapes du processus
• Assurer les ressources humaines et financières nécessaires à long terme

II. Assurer la liaison avec les autres organes administratifs compétents

Toutes les autorités compétentes (par exemple, responsables de la santé, de la protection civile, des transports, de l’énergie, de l’eau, de l’agriculture, de l’économie, des finances, de l’éducation, de l’aménagement du territoire, de la sylviculture, etc.) doivent être informées et associées au processus d’adaptation, et recevoir un mandat clair pour prendre des décisions dans leurs domaines de responsabilité. Cela s'applique également à l'équipe de base dont il a été question ci-dessus.

La participation de représentants des niveaux infranationaux à l'élaboration des politiques peut contribuer à l'établissement de l'ordre du jour et à la stimulation de l'élaboration des politiques aux niveaux infranationaux. vice versa, l’élaboration des politiques d’adaptation au niveau national bénéficie de l’intégration des besoins locaux et des connaissances locales, ce qui les rend plus pertinentes pour les autres niveaux.

Leur degré de participation peut varier de la fourniture et de l'échange d'informations au renforcement de la capacité d'adaptation ou à la prise de décisions en matière d'adaptation dans leur sphère de compétence.

Il est également utile d'utiliser les plateformes et les structures institutionnelles existantes. En particulier, les plateformes nationales pour la réduction des risques de catastrophe, que de nombreux pays européens ont mises en place, constituent une plateforme multisectorielle qui pourrait faciliter l’interaction entre les parties prenantes de la réduction des risques de catastrophe et de l’adaptation au changement climatique.

III. Identifier les parties prenantes concernées et les impliquer dans le processus d'adaptation

La coopération avec les parties prenantes concernées, en particulier les représentants du secteur et les participants d’autres niveaux de gouvernance, y compris les groupes d’intérêt, les ONG ou ceux du secteur privé, peut être mise en place avec différents niveaux de participation, par exemple l’accès à l’information, la consultation sur des questions spécifiques qui concernent la participation et l’engagement participatifs tout au long du processus d’adaptation. Le niveau de participation peut également changer au cours du processus d’adaptation (par exemple, un niveau élevé lors de la définition des objectifs par rapport à un niveau inférieur lors de l’élaboration d’un programme d’évaluation). Mais au début du processus d'adaptation structuré, les objectifs du processus ainsi que le rôle des parties prenantes doivent être clairs et communiqués afin de gérer les attentes.

La participation des parties prenantes présente une valeur ajoutée multiple, remplit d’importantes fonctions de gouvernance et peut relier efficacement les différentes étapes du processus d’adaptation, telles que la sélection des options d’adaptation, la mise en place d’un plan d’action et la mise en œuvre. Par exemple, l'élaboration du plan d'action pour l'adaptation dans le cadre d'une approche participative et inclusive peut remplir des fonctions de coordination temporaires au stade de l'élaboration des politiques. En particulier si des acteurs d'autres niveaux de gouvernance, des secteurs pertinents pour l'adaptation et des parties prenantes non publiques sont impliqués à un stade précoce, l'élaboration de plans d'action participatifs peut ouvrir la voie à une coordination permanente efficace et à une coopération harmonieuse au cours de la phase de mise en œuvre. Cela est favorisé par plusieurs mécanismes: La participation des parties prenantes renforce la légitimité du plan d’action et améliore généralement la qualité et la facilité d’utilisation des résultats de la politique, y compris par l’intégration des connaissances non scientifiques et locales. La participation au processus d’élaboration des politiques contribue fortement à renforcer l’acceptation, la compréhension et l’engagement des acteurs concernés, à accroître leurs connaissances et leurs capacités et à contribuer à l’établissement et à l’adoption de programmes dans les domaines d’action sectoriels et à d’autres niveaux d’action. Les réseaux, les relations et la confiance établis au cours du processus peuvent grandement faciliter la mise en œuvre ultérieure de l'adaptation.

Il convient de tenir compte de certains points essentiels lors de la participation des parties prenantes:

• Chaque processus de participation des parties prenantes est différent et, par conséquent, un ensemble diversifié de compétences (par exemple, modération, médiation, connaissances liées à l’adaptation) est nécessaire pour faire face aux différents développements possibles dans les phases de participation;
• Les processus de participation des parties prenantes nécessitent beaucoup de ressources (humaines, financières, temps, etc.) et, par conséquent, une conception claire des processus devrait être disponible dès le départ afin de calculer les ressources nécessaires aux parties prenantes ainsi qu’à l’équipe de l’organisation;
• Des documents succincts sur le processus ainsi que des procès-verbaux documentant les discussions et les principaux résultats du processus devraient être préparés afin de garantir l’échange continu d’informations et la transparence;
• Les parties prenantes doivent être informées de l’utilisation prévue des résultats et donner leur approbation en cas de publication prévue.