I. Mettre en place une équipe de base pour l ' adaptation

Pour maintenir un processus d’adaptation à long terme, un mandat clair pour la gestion du processus d’adaptation devrait être confié à une organisation ou à un groupe plus restreint de personnes employées par le gouvernement. Les responsabilités précises de l’équipe centrale peuvent être spécifiques au contexte, mais peuvent aller de l’orientation du processus au sein de l’autorité publique à la formulation d’ébauches de politique, du rôle de point de contact pour l’adaptation à la communication interne et externe de l’adaptation, etc. Les membres de l’équipe centrale devraient avoir une longue expérience des questions liées aux conditions météorologiques/climatiques et devraient être qualifiés pour couvrir un large éventail de questions qui pourraient être pertinentes pour le processus d’adaptation.

Les aspects suivants devraient être pris en compte lors de la création d’une équipe de base pour l’adaptation:

• Déterminer les membres et obtenir leur consentement
• Définir les tâches de l’équipe centrale lors de la première réunion
• Convenir de la structure de la collaboration (par exemple, fréquence des réunions, type de communication au sein de l’équipe centrale, règles de coopération)
• Créez un calendrier et définissez des jalons
• Identifier les besoins de coopération avec d’autres organes administratifs et parties prenantes
• Communiquer, à la fois interne (gestion) et externe (public, etc.) et avec les décideurs
• Organiser une documentation transparente de toutes les étapes du processus
• Sécuriser les ressources humaines et financières nécessaires à long terme

II. Assurer la liaison avec d’autres organes administratifs compétents

Toutes les autorités compétentes (par exemple, responsables de la santé, de la protection civile, des transports, de l’énergie, de l’eau, de l’agriculture, de l’économie, des finances, de l’éducation, de l’aménagement du territoire, de la sylviculture, etc.) doivent être informées et associées au processus d’adaptation et recevoir un mandat clair pour prendre des décisions dans leurs domaines de compétence. Cela s’applique également à l’équipe principale discutée ci-dessus.

La participation de représentants des niveaux infranationaux à l’élaboration des politiques peut contribuer à l’établissement des programmes et à la stimulation de l’élaboration des politiques au niveau infranational. Inversement, l’élaboration de politiques d’adaptation au niveau national bénéficie de l’intégration des besoins locaux et des connaissances locales, ce qui les rend plus pertinentes pour d’autres niveaux.

Leur degré de participation peut varier de la fourniture et de l’échange d’informations au renforcement des capacités d’adaptation ou à la prise de décisions en matière d’adaptation dans leur sphère d’autorité.

Il est également utile d’utiliser les plateformes existantes et les structures institutionnelles. En particulier, les plateformes nationales de réduction des risques de catastrophe, que de nombreux pays européens ont mises en place, fournissent une plateforme multisectorielle qui pourrait faciliter l’interaction entre les parties prenantes à la réduction des risques de catastrophe et à l’adaptation au changement climatique.

III. Identifier les parties prenantes concernées et les associer au processus d’adaptation

La coopération avec les parties prenantes concernées, en particulier les représentants du secteur et les participants d’autres niveaux de gouvernance, y compris les groupes d’intérêt, les ONG ou ceux du secteur privé, peut être mise en place avec différents niveaux de participation, par exemple l’accès à l’information, la consultation sur des questions spécifiques intéressant la participation et l’engagement tout au long du processus d’adaptation. Le niveau de participation peut également changer au cours du processus d’adaptation (par exemple, un niveau élevé lors de la définition d’objectifs par rapport à un niveau inférieur lorsque l’on travaille sur un système d’évaluation). Mais lors du démarrage du processus d’adaptation structuré, les objectifs du processus ainsi que le rôle des parties prenantes doivent être clairs et communiqués afin de gérer les attentes.

La participation des parties prenantes a une valeur ajoutée multiple, remplit d’importantes fonctions de gouvernance et peut effectivement relier les différentes étapes du processus d’adaptation, telles que la sélection des options d’adaptation, la mise en place d’un plan d’action et la mise en œuvre. Par exemple, l’élaboration d’un plan d’action pour l’adaptation dans le cadre d’une approche participative et inclusive peut remplir des fonctions temporaires de coordination pendant la phase d’élaboration des politiques. En particulier si des acteurs d’autres niveaux de gouvernance, des secteurs concernés par l’adaptation et des parties prenantes non publiques sont impliqués à un stade précoce, l’élaboration d’un plan d’action participatif peut ouvrir la voie à une coordination permanente efficace et à une coopération harmonieuse pendant la phase de mise en œuvre. Ceci est favorisé par plusieurs mécanismes: La participation des parties prenantes accroît la légitimité du plan d’action et améliore généralement la qualité et la facilité d’utilisation du produit de la politique, y compris par l’intégration des connaissances non scientifiques et locales. La participation au processus d’élaboration des politiques contribue fortement à renforcer l’acceptation, la compréhension et l’engagement des acteurs concernés, à accroître leurs connaissances et leurs capacités, et à contribuer à l’établissement et à l’adoption des programmes dans les domaines d’action sectoriels et à d’autres niveaux d’action. Les réseaux, les relations et la confiance établis au cours du processus peuvent grandement faciliter la mise en œuvre ultérieure de l’adaptation.

Certains points clés lors de la participation des parties prenantes devraient être pris en compte:

• Chaque processus de participation des parties prenantes est différent et, par conséquent, un ensemble diversifié de compétences (par exemple, modération, médiation, connaissances liées à l’adaptation) est nécessaire pour faire face aux différents développements possibles dans les phases de participation;
• Les processus de participation des parties prenantes sont exigeants en ressources (par exemple, humain, financier, temps) et, par conséquent, une conception claire du processus devrait être disponible dès le début afin de calculer les ressources nécessaires aux parties prenantes ainsi qu’à l’équipe de l’organisation;
• Des documents succincts sur le processus ainsi que des procès-verbaux documentant les discussions et les principaux résultats du processus devraient être préparés afin de garantir l’échange continu d’informations et la transparence;
• Les parties prenantes doivent être informées de l’utilisation prévue des résultats et donner leur approbation en cas de publication prévue.